D'Excel et Outlook vers un système unique

Korei organise des visites guidées et des activités, ce qui implique une charge importante de planification, d'administration et de communication. Pendant longtemps, ces tâches ont été gérées à l'aide d'Outlook et d'Excel. À mesure que l'activité s'est développée, les informations se sont retrouvées de plus en plus dispersées à différents endroits.

Nous avons discuté avec Koen Maes, de Korei, alors que l'organisation était en pleine transition vers Eguide. Nous lui avons demandé pourquoi Korei avait choisi Eguide, comment s'était déroulée la mise en œuvre et ce qu'il attendait de cette nouvelle façon de travailler.

Des informations dispersées vers un environnement centralisé

Avant cette transition, Korei utilisait principalement Outlook et Excel. Cela fonctionnait, mais cela entraînait également une dispersion des informations.

« Je cherchais un système qui rassemble tout en un seul endroit et qui ait été spécialement conçu pour une organisation de guides. Ainsi, nous n’avions pas à partir de zéro pour imaginer comment tous ces processus devaient s’articuler. »

Une autre solution aurait été de faire développer une solution sur mesure. Mais cela ne se limite pas à la simple création d'un logiciel. Il faut également déterminer soi-même l'ensemble des processus, des étapes et des exceptions que le système doit prendre en charge.

Chez Eguide, Korei a reconnu dans le logiciel une grande partie de son fonctionnement actuel.

« Avec Eguide, j'ai découvert un système qui était en fait déjà en grande partie prêt à l'emploi. »

Au moment de l'entretien, Korei était encore en pleine phase de transition. L'ancienne et la nouvelle méthode de travail coexistaient temporairement, l'objectif étant de passer ensuite entièrement à Eguide.

Un logiciel adapté au fonctionnement quotidien

La mise en place d'un nouveau système nécessite toujours une période d'adaptation. Pour Korei, il était donc important que le logiciel ne soit pas totalement déconnecté du mode de fonctionnement habituel de l'organisation.

« Bien sûr, il faut toujours un peu de temps pour s'y habituer, mais dans l'ensemble, Eguide est déjà très bien adapté à notre façon de travailler. C'est une aubaine. »

Eguide regroupe différents aspects de l'activité au sein d'un environnement de gestion centralisé. Les réservations, la planification, la gestion des guides, la gestion des clients et le suivi financier peuvent ainsi être mieux coordonnés.

Pour Korei, la valeur ajoutée ne résidait donc pas dans une fonction particulière.

« C’est surtout la combinaison qui est intéressante »

Lorsqu'on lui a demandé quelle fonctionnalité d'Eguide était la plus importante à ses yeux, Koen a eu du mal à en choisir une seule.

« C’est une question difficile. C’est surtout le fait que de nombreuses fonctionnalités soient regroupées en un seul endroit. La communication avec les guides est simplifiée, la facturation est bien sûr également importante et on dispose d’une vue d’ensemble des rémunérations à verser aux guides. Ce sont ces différentes fonctionnalités combinées qui rendent ce système intéressant. »

C'est précisément cette cohérence qui est importante pour les organisations qui, sans cela, devraient transférer des informations entre différents fichiers, boîtes mail et systèmes.

Une réservation ne peut être dissociée de la planification. La planification ne peut être dissociée du guide qui assure la visite. Et cette prestation est elle-même liée à la communication et à la rémunération du guide.

En gérant ces données au sein d'un même système, Korei a moins d'informations à transférer manuellement d'un endroit à l'autre.

Les guides travaillent eux aussi via Eguide

Outre l'environnement de gestion centralisé, Eguide dispose également d'un « Guide Portal » dédié aux guides.

Les guides peuvent y consulter leurs missions, y répondre et accéder aux informations dont ils ont besoin pour leur travail. Ainsi, tout le monde n'a pas besoin d'avoir accès à l'ensemble de l'environnement administratif de l'organisation.

Selon Korei, cette délimitation simplifie également le système pour les guides.

« Pour les guides, la plupart des choses vont de soi, car ils ont besoin de beaucoup moins de fonctionnalités. »

C'était un point important pour Korei. En fin de compte, un système numérique ne fonctionne bien que si non seulement l'administration, mais aussi les personnes qui doivent l'utiliser parviennent à s'y retrouver.

Accompagnement pendant la transition

Même si, selon Koen, de nombreuses fonctionnalités allaient de soi, des questions ont bien sûr été soulevées au cours de la mise en œuvre.

Le soutien apporté par Eguide a joué un rôle important à cet égard.

« J'ai bénéficié d'un très bon accompagnement de la part d'Onno, qui répond très patiemment à mes questions. Dans l'ensemble, le système est intuitif. Il faut parfois un peu de temps pour s'y retrouver, mais on y arrive. »

Il appréciait également la communication directe.

« Si j'ai une question, je peux la poser et j'obtiens une réponse. C'est bien sûr très agréable. »

Au cours de son utilisation, Korei a par ailleurs recueilli diverses idées et suggestions d'amélioration.

« Je pense que certaines de nos questions pourraient également intéresser d’autres clients actuels ou futurs d’Eguide. »

Passer moins de temps sur les tâches administratives

Au moment de l'entretien, il était encore trop tôt pour calculer avec précision les gains de temps ou les économies réalisées. En effet, Korei était encore en train de mettre en œuvre le projet.

Koen s'attendait toutefois à ce que cette nouvelle façon de travailler fasse une nette différence.

« Il est encore trop tôt pour donner un chiffre précis à ce sujet, et c'est difficile à calculer. Mais j'ai le sentiment que nous pouvons gagner entre 25 et 30 % de temps sur les tâches administratives par rapport à avant. »

Ces 25 à 30 % correspondaient à l'époque à une estimation de Korei, et non à un résultat mesuré. Le principal changement résidait surtout dans le fait qu'il n'était plus nécessaire de répartir la charge de travail entre différents systèmes.

Pourquoi Korei a choisi Eguide

Pour Koen, le fait qu’Eguide ait été spécialement conçu pour les organisations qui proposent des visites guidées et des activités a également joué un rôle.

Quiconque fait développer un logiciel doit non seulement payer les frais de développement, mais aussi déterminer lui-même comment l'ensemble du fonctionnement doit être transposé dans un système numérique.

« Je pense avoir plutôt bien fait mes devoirs. Il y a peu d’alternatives. Soit on conçoit soi-même quelque chose à partir de zéro, ce qui demande beaucoup de réflexion et d’argent, soit on part d’un système dans lequel l’essentiel du travail a déjà été fait. »

Pour les agences de guides souhaitant poursuivre leur développement, il voyait donc surtout des avantages dans un logiciel qui s'appuie dès le départ sur la réalité quotidienne des visites guidées, des guides et des réservations.

Continuer à construire ensemble

Au moment de l'entretien, Korei n'avait pas encore achevé la mise en œuvre. Il restait des points à améliorer et les deux parties étaient encore en pleine phase d'apprentissage.

Pour Koen, cette collaboration faisait également partie du parcours.

« J’ai déjà dit à Onno que c’était vraiment agréable de travailler ensemble et de construire quelque chose. J’espère que nous pourrons continuer ainsi et en faire une belle réussite. »

Pour Korei, cette transition a surtout signifié le passage d'un fonctionnement dispersé entre Excel, Outlook et divers flux d'informations à un environnement centralisé unique pour l'organisation des visites guidées.

Découvrez également l'histoire complète du succès de Korei.

Vous souhaitez découvrir comment Eguide peut centraliser les réservations, la planification et la gestion des guides au sein de votre organisation ? Demandez une démonstration : lien vers la démonstration.