Hou de juiste informatie over iedere gids binnen handbereik
Bewaar contactgegevens, professionele context en relevante historiek in één gidsprofiel. Zo kan iedere collega verderwerken zonder aparte lijsten, documenten of persoonlijke kennis te moeten raadplegen.
Hou je gidsenbestand op één plek bij
Wanneer gegevens over gidsen verspreid staan over spreadsheets, contactenlijsten en oude e-mails, is het moeilijk om te weten welke informatie nog actueel is.
In Eguide krijgt iedere gids een eigen profiel. Daar bewaar je de contactgegevens en professionele informatie die je team nodig heeft om met die gids samen te werken.
Vanuit het centrale gidsenoverzicht zie je onder meer waar een gids actief is, welke talen en contractcontext bekend zijn en of het account momenteel actief is.
Je hoeft dus niet eerst verschillende bestanden te vergelijken wanneer je een gids wilt contacteren, ondersteunen of meenemen in de planning.
Zoek gericht binnen een groeiend bestand
Naarmate je gidsenbestand groeit, kan je zoeken en filteren op gegevens die voor je werking relevant zijn.
Je kan bijvoorbeeld gidsen terugvinden op basis van taal, werkgebied, contracttype, doelgroepvoorkeur of eerdere acceptaties. Het overzicht kan vervolgens worden geëxporteerd wanneer je de gegevens buiten Eguide nodig hebt.
Bewaar professionele context naast de contactgegevens
Een naam en telefoonnummer volstaan niet om een gids goed in te plannen.
In het gidsprofiel kan je daarom ook relevante professionele context bewaren, zoals werkgebieden, doelgroepvoorkeuren, contractinformatie en administratieve gegevens.
Een interne profielbeschrijving kan extra context geven aan dispatchers zonder dat die tekst voor de gids of de klant zichtbaar is.
Zo blijft nuttige kennis beschikbaar voor het team, ook wanneer een collega die de gids persoonlijk goed kent niet aanwezig is.
Hou profielinformatie en kwalificaties uit elkaar
Het gidsprofiel bevat de algemene gegevens die bij de persoon horen. De concrete tours en talen waarvoor iemand inhoudelijk kan worden ingezet, worden afzonderlijk beheerd.
Je kan per gids vastleggen welke rondleidingen, werkgebieden en talen bij het profiel passen.
Dat onderscheid houdt het profiel overzichtelijk en maakt duidelijk dat algemene informatie en inzetbaarheid voor een specifieke rondleiding niet hetzelfde zijn.
Bekijk hoe één gidsprofiel je team verder helpt
We doorlopen samen een volledig gidsprofiel.
Behoud historiek wanneer de samenwerking verandert
Een gids die tijdelijk of definitief niet meer wordt ingezet, hoeft niet uit je systeem te verdwijnen.
Je kan het profiel inactief maken. De gids verschijnt dan niet langer als gewone actieve kandidaat, terwijl eerdere boekingen en relevante historiek bewaard blijven.
Wordt de samenwerking later hervat, dan kan het bestaande profiel opnieuw worden geactiveerd. Je hoeft de gegevens niet opnieuw op te bouwen en verliest de eerdere context niet.
Nodig nieuwe gidsen uit voor hun eigen omgeving
Een nieuwe gids kan vanuit Eguide worden uitgenodigd om de persoonlijke gidsomgeving te gebruiken.
Daar kan de gids opdrachten bekijken en, binnen de ondersteunde instellingen, eigen profiel- en beschikbaarheidsgegevens beheren. Meer over die omgeving lees je bij de persoonlijke werkplek voor opdrachten, planning en profielbeheer.
Heeft een gids hulp nodig, dan kan een bevoegde medewerker de gidsomgeving openen om ondersteuning te bieden. Die mogelijkheid blijft afhankelijk van de toegekende gebruikersrechten.
Bekijk eerdere boekingen vanuit hetzelfde profiel
Bij het gidsprofiel vind je ook de boekingen waaraan de gids eerder was gekoppeld.
Je ziet daarbij onder meer de datum, rondleiding, klant, boekingsstatus en gidsstatus. Zo krijgt je team snel context over eerdere opdrachten zonder de boekingen eerst afzonderlijk te moeten opzoeken.
Die historiek kan helpen bij een volgende planning, maar vormt geen automatische selectieregel. De uiteindelijke keuze blijft bij je team.
Wanneer je kandidaten voor een concrete opdracht vergelijkt, kan je [profiel-, taal-, tour- en beschikbaarheidsinformatie samen beoordelen → Vind een passende gids / PAGE-FEATURE-CF-013].
Hou feedback en communicatie terugvindbaar
Ontvangen klantfeedback over een gids blijft beschikbaar in het profiel. Ook verzonden e-mails kunnen met onderwerp, ontvanger, status en verzendtijdstip worden teruggevonden.
Zo kan een medewerker zien welke relevante communicatie al heeft plaatsgevonden, zonder opnieuw in een algemene mailbox te zoeken.
Deze informatie ondersteunt de operationele opvolging, maar maakt van het gidsprofiel geen volledig personeelsdossier of HR-platform.
Verbind profielgegevens met de verdere administratie
Administratieve en financiële gegevens uit het gidsprofiel kunnen later worden gebruikt bij contracten, vergoedingen en financiële exports.
Je hoeft zulke informatie daardoor niet bij iedere opdracht opnieuw over te nemen.
De eigenlijke vergoeding wordt afzonderlijk berekend. Daarvoor gebruikt Eguide de contractafspraken en uitgevoerde opdrachten van de gids.
Zo blijft het profiel het vaste vertrekpunt, terwijl iedere volgende stap haar eigen duidelijke functie behoudt.
Veelgestelde vragen over gidsprofielen
Praktische antwoorden over je gidsenbestand.
Je kan onder meer contactgegevens, adresgegevens, werkgebieden, talen, contractcontext, doelgroepvoorkeuren en relevante administratieve informatie bewaren.
Welke gegevens voor je team zichtbaar of bewerkbaar zijn, hangt af van de ingestelde gebruikersrechten.
Ja. Een inactieve gids wordt niet langer als gewone actieve kandidaat gebruikt, terwijl het profiel en de eerdere boekingshistoriek bewaard blijven.
Het bestaande profiel kan later opnieuw worden geactiveerd.
Ja. Het gidsprofiel bevat een overzicht van eerdere boekingen met onder meer de datum, rondleiding, klant, boekingsstatus en gidsstatus.
Die informatie geeft context, maar kiest niet automatisch de gids voor een nieuwe opdracht.
Een gids kan in de persoonlijke gidsomgeving ondersteunde profielgegevens beheren.
Welke informatie daar beschikbaar is en wat de gids zelf mag aanpassen, hangt af van de configuratie van je omgeving.
Ja. Klantfeedback over de gids en een log van verzonden communicatie kunnen vanuit het profiel worden geraadpleegd.
Zo blijft relevante historiek gekoppeld aan de persoon waarop ze betrekking heeft.
Nee. Eguide ondersteunt het operationele beheer van gidsen, hun profielen, historiek en administratieve context.
Het is geen algemeen HR-platform voor loonadministratie, personeelsbeoordelingen of volledige werknemersdossiers.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag welke gidsinformatie jouw team binnen Eguide nodig heeft.