Boekingssoftware voor tours, groepen en gidsen
Breng aanvragen, groepsboekingen, gidsen en opvolging samen. Zo hou je maatwerk overzichtelijk van eerste vraag tot uitvoering.
Bij een groepsboeking komt veel kijken
Alles moet tegelijk kloppen
Een klant vraagt drie groepen in twee talen. De datum past, maar de gidsen zijn nog niet bevestigd. Daarna verandert het aantal deelnemers en moet ook de prijs worden bijgewerkt.
Wanneer die informatie verspreid staat over mailboxen, agenda’s en losse lijsten, vraagt iedere wijziging opnieuw afstemming.
Eguide houdt de aanvraag, groepen, gidsen, prijzen en praktische afspraken bij dezelfde boeking. Zo ziet je team wat al geregeld is en wat nog aandacht nodig heeft.
Elke boeking vraagt om samenhang
Houd aanvragen, groepen, gidsen en praktische afspraken samen in één duidelijke planning.
Van aanvraag naar boeking
Verwerk boekingen en offerteaanvragen zonder gegevens opnieuw over te nemen.
Meerdere groepen in één boeking
Beheer binnen één boeking meerdere groepen, deelnemersaantallen, talen en gidsen.
Gidsen plannen en informeren
Gidsen delen beschikbaarheid, reageren op opdrachten en zien praktische informatie in hun eigen Guide Portal.
Van aanvraag tot uitgevoerde tour
Wijzigingen zonder opnieuw te beginnen
De planning stopt niet na de eerste aanvraag. Eguide helpt je wijzigingen verwerken zonder groepen, gidsen en financiële afspraken van elkaar los te trekken.
Meerdere groepen binnen één boeking
Eén klantboeking kan bestaan uit verschillende groepen. Per groep leg je het deelnemersaantal, de taal en een eigen gids vast.
Verandert het aantal deelnemers of de groepsindeling? Dan berekent Eguide opnieuw hoeveel gidsen nodig zijn en welke prijzen en kosten gelden.
Dispatch kiest, de gids blijft op de hoogte
Gidsen beheren hun werkuren, uitzonderingen en afwezigheden in het Guide Portal. Tijdens het plannen zie je onder meer talen, locaties, opgegeven beschikbaarheid en bestaande opdrachten.
Je planner gebruikt die informatie om een gids te kiezen. Eguide neemt die beslissing niet over. Gidsen reageren zelf op hun opdracht en ontvangen een melding bij relevante wijzigingen.
Online boeken via jullie website
De online bookingflow is standaard inbegrepen. Je kunt vanuit jullie website rechtstreeks naar een specifieke rondleiding of activiteit linken.
Via de publieke API kan een website ook aanbod, beschikbaarheid en prijzen tonen voordat de bezoeker doorgaat naar de Eguide-bookingflow. De API is bedoeld voor deze weergave en overdracht, niet als een volledige zelfstandige checkout.
Een volledig geïntegreerde website is beschikbaar als afzonderlijke service.
Veelgestelde vragen van tourorganisaties
Praktische antwoorden over groepsboekingen, gidsen en online boeken met Eguide.
Ja. Eguide ondersteunt twee verschillende werkwijzen.
Een privérondleiding bestaat uit één boeking met één of meerdere groepen. Iedere groep kan een eigen deelnemersaantal, taal en gids hebben.
Een ticketactiviteit werkt met vaste tijdsloten en een beschikbare ticketcapaciteit. Een gids kan daarbij worden ingezet, maar is niet verplicht.
Ja. Binnen dezelfde boeking kun je verschillende groepen vastleggen.
Per groep beheer je het deelnemersaantal, de gewenste taal en een afzonderlijke gids. Dit past bijvoorbeeld bij één klant die meerdere groepen tegelijk boekt of rondleidingen in verschillende talen nodig heeft.
Nee. Eguide ondersteunt de planner met informatie zoals talen, locaties, kwalificaties, opgegeven beschikbaarheid en bestaande opdrachten.
Deze informatie helpt bij de keuze, maar vormt geen automatische toewijzing. De planner behoudt de controle en bepaalt zelf welke actieve gids een opdracht krijgt.
Nee. De openbare beschikbaarheid van een privérondleiding houdt rekening met de ingestelde datums, tijdstippen en capaciteit, maar controleert niet automatisch of een passende gids beschikbaar is.
De gidskeuze en definitieve operationele controle blijven onderdeel van jullie planning.
Nee. Iedere private boeking wordt handmatig door een medewerker gevalideerd.
Een betaling of geaccepteerde gidsopdracht maakt de boeking niet automatisch definitief. De uiteindelijke boekingsbevestiging volgt nadat jullie team de boeking heeft gecontroleerd.
Ja. Per rondleiding bepaal je of bezoekers direct boeken of eerst een offerte aanvragen.
Een voorstel kan worden geaccepteerd, afgewezen of automatisch verlopen. Na acceptatie ontstaat een boeking die jullie team nog handmatig valideert. Jullie bepalen ook wanneer de klant betaalt of een betalingslink ontvangt.
Ja. Vanuit een bestaande website kun je rechtstreeks naar de inbegrepen Eguide-bookingflow linken.
Via de publieke API kan een website geselecteerde informatie over rondleidingen, prijzen en beschikbaarheid tonen. Daarna gaat de bezoeker verder in de Eguide-bookingflow.
Een volledig geïntegreerde website is een afzonderlijke service naast het Eguide-platform.
Nee. Eguide is ontwikkeld voor organisaties die rondleidingen, activiteiten, groepsboekingen, gidsen en tickets beheren.
Het is geen algemeen systeem voor pakketreizen, vervoer of accommodaties en geen volledige channel manager voor externe verkoopplatformen.
Ontdek hoe Eguide past bij jullie boekingen en gidsenplanning.
Bekijk tijdens een demo hoe Eguide boekingen en gidsenplanning samenbrengt.