Vizit: software voor complexe rondleidingen

Vizit organiseert vanuit Gent rondleidingen in heel België, met een sterke focus op culinaire en thematische wandelingen.

Die activiteiten kunnen veel meer omvatten dan één gids en één startuur. Een volledige dag kan bijvoorbeeld bestaan uit een wandeling, een restaurantbezoek, busvervoer en een proeverij op verschillende locaties.

Dat maakt de planning achter de schermen behoorlijk complex.

In 2015 ontwikkelde Code-on daarom een maatwerksysteem voor Vizit. Het was een van de projecten waarin we van dichtbij leerden welke software organisaties met rondleidingen nodig hebben.

Meer dan een gids inplannen

Stel dat een excursie om 10 uur begint.

Om 12 uur wordt de groep verwacht in een restaurant. Om 13 uur brengt een bus hen naar een volgende locatie en om 15 uur staat een lokale bierproeverij gepland.

Voor de bezoeker vormt dat één activiteit.

Voor de organisator zijn het verschillende afspraken die allemaal op elkaar moeten aansluiten.

Ook externe partners moeten mee zijn

Het restaurant moet bijvoorbeeld weten wanneer de groep aankomt, uit hoeveel personen ze bestaat en of er specifieke afspraken zijn.

Hetzelfde geldt voor een busmaatschappij, café of andere partner.

Niet alleen de planning moet kloppen. Partners moeten ook geïnformeerd worden, hun deelname bevestigen en afspraken maken over prijzen.

Voor Vizit betekende dat dat klanten, gidsen en verschillende externe partijen binnen dezelfde dagplanning opgevolgd moesten worden.

Een systeem op maat van die werking

Het bestaande systeem van Vizit werd destijds uitgefaseerd. Daarom kreeg Code-on in 2015 de opdracht om een nieuwe oplossing te ontwikkelen.

Door de specifieke manier waarop Vizit werkte, was maatwerk op dat moment de logische keuze.

Het nieuwe systeem maakte het mogelijk om rondleidingen en dagprogramma's veel gedetailleerder te plannen en de verschillende betrokken partijen daarbij mee te nemen.

Dat ging dus verder dan klassieke gidsenplanning.

Waar organisaties met kortere rondleidingen vooral moeten weten welke gids wanneer beschikbaar is, moest Vizit ook de opeenvolgende onderdelen van een volledige excursie kunnen organiseren.

Van interne software naar de website

Na het maatwerksysteem ontwikkelde Code-on ook de website van Vizit.

Dat was een logische volgende stap.

De rondleidingen en culinaire activiteiten die achter de schermen werden georganiseerd, moesten ook duidelijk gepresenteerd worden aan potentiële bezoekers.

De website gaf Vizit een centrale plek om het aanbod, verschillende thema's en praktische informatie te tonen.

Later kwamen daar ook evenementen bij

Naarmate de website verder groeide, ontstond ook behoefte aan een aparte manier om evenementen te beheren en inschrijvingen te verwerken.

Daarbij kwamen opnieuw verschillende processen samen: registratie, betalingen en communicatie met deelnemers.

Zo groeide niet alleen de website, maar ook de digitale werking errond mee met het aanbod van Vizit.

Wat we bij Vizit leerden

Het project maakte duidelijk hoe verschillend organisaties met rondleidingen kunnen werken.

Vergelijk Vizit bijvoorbeeld met Gentse Gidsen.

Bij Gentse Gidsen draaide veel rond beschikbaarheid en het toewijzen van gidsen aan relatief afgebakende rondleidingen.

Bij Vizit konden activiteiten bestaan uit verschillende opeenvolgende onderdelen, locaties en externe partners.

De software moest dus anders worden opgebouwd.

Toch kwamen dezelfde fundamenten terug

Ondanks die verschillen zagen we ook dezelfde basisprocessen terugkomen:

• een klant doet een aanvraag;
• een activiteit moet gepland worden;
• gidsen moeten opgevolgd worden;
• praktische gegevens moeten centraal beschikbaar zijn;
• communicatie moet bij de juiste personen terechtkomen;
• en nadien volgt administratieve en financiële opvolging.

Die terugkerende processen zagen we ook in andere projecten voor gidsenorganisaties.

Van maatwerk naar Eguide

De maatwerksoftware voor Vizit was niet Eguide.

Maar projecten zoals Vizit droegen wel bij aan de ervaring waaruit Eguide later groeide. [link to blog: Hoe Eguide is ontstaan. Door verschillende organisaties van dichtbij te leren kennen, werd steeds duidelijker welke processen gemeenschappelijk waren en welke juist heel specifiek bleven.

Die gemeenschappelijke basis kon uiteindelijk worden samengebracht in een gespecialiseerd SaaS-platform.

Vandaag ondersteunt Eguide onder andere boekingen, planning, gidsenbeheer, klantenbeheer en financiële opvolging.

Niet alles hoeft standaardsoftware te zijn

De ervaring met Vizit laat tegelijk zien waarom maatwerksoftware soms nog steeds de juiste keuze is.

Wanneer een organisatie processen heeft die sterk afwijken van wat een bestaand platform ondersteunt, kan een specifieke oplossing noodzakelijk zijn.

Code-on ontwikkelt daarom vandaag nog altijd maatwerksoftware en websites.

Eguide biedt een gespecialiseerde basis voor organisaties die rondleidingen en activiteiten organiseren. Wanneer een digitale behoefte daarbuiten valt, kan maatwerk daarnaast nog steeds een rol spelen.

Software die vertrekt vanuit de echte werking

Vizit was voor Code-on een belangrijk project omdat de complexiteit niet theoretisch was.

Een excursie moest in de praktijk kloppen: de gids moest er zijn, de bus moest op tijd vertrekken en het restaurant moest weten dat er een groep aankwam.

Software moest die werkelijkheid ondersteunen.

Diezelfde gedachte zit vandaag nog steeds achter Eguide: eerst begrijpen hoe de organisatie werkt, en vervolgens zorgen dat de software die werking overzichtelijker maakt.

Ontdek hoe Eguide vandaag boekingen, planning en gidsen samenbrengt.