Développer votre agence de guides sans perdre le contrôle

La croissance met plus rapidement en évidence les processus isolés

Dans une petite structure, une grande partie de l'information peut encore se trouver dans la tête d'une ou deux personnes.

Qui est disponible ? Quel client a déjà payé ? Quel guide assure quelle visite guidée ? La confirmation a-t-elle déjà été envoyée ?

À mesure que votre organisation se développe, ce mode de fonctionnement devient plus vulnérable.

Les informations sont dispersées entre des feuilles de calcul, des agendas, des boîtes mail et différents collaborateurs. Les petites erreurs ou les doublons prennent donc de plus en plus de temps.

La première étape vers l'évolutivité ne consiste donc souvent pas à embaucher davantage de personnel, mais à mieux organiser vos processus.

Regroupez les réservations et la planification

Davantage de visites guidées signifie davantage de moments où il faut gérer simultanément différentes réservations, différents groupes et différents guides.

Lorsque les réservations et la planification sont regroupées dans un même environnement, vous avez moins besoin de transférer des informations d'un système à l'autre.

Vous pouvez voir quelles visites guidées sont prévues et organiser le suivi opérationnel à partir de ces mêmes données.

Même les réservations privées de grande envergure restent faciles à gérer

De plus, une visite guidée privée ne doit pas nécessairement se limiter à un seul groupe.

Dans Eguide, une même réservation peut regrouper plusieurs groupes, chacun avec son propre nombre de participants, son choix de langue et son guide.

Cela permet de gérer aussi bien un petit groupe privé que des réservations plus importantes comprenant plusieurs groupes à partir d'une même structure.

Un plus grand nombre de guides nécessite une meilleure organisation des horaires des guides

Lorsque vous travaillez avec un nombre limité de guides, vous savez peut-être par cœur qui anime quelle visite guidée et quand chacun est disponible.

Avec une équipe de guides plus importante, cela devient de plus en plus difficile.

Eguide regroupe la gestion des guides, leurs disponibilités et leurs missions. Les guides peuvent gérer eux-mêmes leurs disponibilités et reçoivent leurs missions via le Guide Portal.

Dispatch conserve ainsi le droit de choisir qui sera affecté à une mission.

Ainsi, non seulement le nombre de guides que vous pouvez mobiliser augmente, mais aussi la structure qui permet de les organiser.

Permettez également à vos clients de réserver en ligne

La croissance ne signifie pas nécessairement que chaque demande supplémentaire entraîne un surcroît de travail manuel.

Grâce au processus de réservation en ligne, les clients peuvent choisir eux-mêmes une visite guidée ou une activité disponible et saisir leurs coordonnées.

Eguide se base pour cela sur la disponibilité, la capacité et les prix définis.

Pour les visites guidées privées, une demande en ligne peut directement générer une réservation dont le statut est « À valider », ou être d'abord traitée comme une demande de devis si vous configurez cette option pour cette visite guidée.

Un collaborateur conserve donc toujours le contrôle de la validation opérationnelle.

Votre site web peut évoluer au fur et à mesure

Pour cela, vous n'avez pas nécessairement besoin de remplacer l'intégralité de votre site web.

Vous pouvez créer un lien vers le processus de réservation Eguide depuis votre site web actuel ou utiliser l'API pour consulter, entre autres, les offres, les disponibilités et les tarifs.

Par ailleurs, nous pouvons développer un site web entièrement intégré en tant que service distinct.

Veillez également à ce que votre administration reste gérable

Une augmentation du nombre de réservations entraîne inévitablement un suivi financier accru.

C'est pourquoi il est utile que les informations issues d'une réservation puissent être réutilisées ultérieurement pour les lignes de commande, les paiements et la facturation.

Dans Eguide, les factures sont créées et envoyées de manière délibérée par un collaborateur. Vous gardez ainsi le contrôle sur les éléments que vous facturez et sur le moment où cela se fait.

Les rémunérations des guides peuvent également être calculées et contrôlées selon les règles définies.

L'objectif n'est pas d'automatiser chaque décision, mais d'éviter de devoir collecter ou saisir à nouveau les mêmes données à chaque étape.

La croissance ne signifie pas nécessairement que tout devient plus complexe

Une grande organisation sera toujours plus dynamique qu'une petite.

Il y a plus de clients, plus de guides, plus d'imprévus et plus de choses qui se passent en même temps.

Mais cela ne signifie pas pour autant que les processus sous-jacents doivent nécessairement se fragmenter.

En regroupant les réservations, la planification, les guides, la gestion de la clientèle et le suivi financier au sein d’un même système, votre organisation peut se développer sans que chaque réservation supplémentaire n’entraîne une complexité administrative proportionnellement plus importante.

Des processus de construction capables d'évoluer au fur et à mesure

Le meilleur moment pour réfléchir à l'évolutivité n'est pas seulement lorsque les tableurs et les boîtes mail sont saturés.

Même une petite structure peut mettre en place dès le départ des processus de manière à ne pas avoir à les réinventer entièrement par la suite.

Eguide a été conçu pour les organisations qui proposent des visites guidées et des activités, et regroupe les principaux aspects de ces activités au sein d'une seule et même plateforme.

Vous pouvez ainsi commencer modestement avec ce dont vous avez besoin aujourd'hui et continuer à utiliser la même plateforme à mesure que votre offre, le nombre de réservations ou votre équipe de guides s'étoffent.

Vous souhaitez découvrir comment Eguide peut évoluer au rythme de votre organisation ? Demandez une démonstration.