Zie drukke momenten voordat ze je planning overnemen
Bekijk je geplande boekingen op de tijdsschaal die je nodig hebt. Zoom in op de uitvoering van vandaag of kijk vooruit naar weken waarin meerdere boekingen tegelijk aandacht vragen.
Bekijk je planning op de juiste tijdsschaal
Voor de voorbereiding van vandaag heb je een ander overzicht nodig dan voor de planning van de komende maand.
In de dagweergave zie je welke boekingen kort na elkaar plaatsvinden en waar je team die dag rekening mee moet houden. De weekweergave helpt om piekmomenten en rustigere dagen naast elkaar te zien. Met de maandweergave kijk je verder vooruit en merk je tijdig wanneer meerdere drukke periodes samenkomen.
Je wisselt tussen die weergaven zonder telkens een afzonderlijke planning te moeten opbouwen. Met de vorige- en volgende-navigatie ga je snel naar een andere dag, week of maand.
Het dashboard toont welke bredere signalen binnen je werking aandacht vragen. De kalender laat vervolgens zien wanneer de betrokken boekingen in je planning vallen.
Zie welke boekingen op hetzelfde moment samenkomen
Een lange boekingenlijst vertelt je welke dossiers bestaan, maar niet altijd hoe ze zich over je dagen en weken verdelen.
In de kalender staan de geplande boekingen op hun uitvoeringsdatum. Daardoor zie je sneller wanneer verschillende rondleidingen rond hetzelfde uur starten of wanneer meerdere groepen op één dag moeten worden voorbereid.
In gidsgerichte planningsweergaven kan ook de boekingsstatus zichtbaar zijn. Zo ziet dispatch niet alleen wanneer de boeking plaatsvindt, maar ook of het dossier bijvoorbeeld nog moet worden gevalideerd.
Open de volledige boeking wanneer je meer context nodig hebt
De kalender blijft bewust een overzicht. Zodra je de klantgegevens, groepsindeling, locaties, gidsen of financiële opvolging nodig hebt, open je het volledige boekingsdossier.
Zo gebruik je de kalender om patronen en knelpunten te herkennen, zonder alle details tegelijk in de planning te moeten tonen.
Bekijk je planning zoals je team ze dagelijks gebruikt
We doorlopen samen een drukke dag, week en maand.
Start een nieuwe boeking vanuit beschikbare datums
Komt een aanvraag telefonisch of per e-mail binnen, dan kan een medewerker rechtstreeks in Eguide een boeking aanmaken.
Daarvoor gebruik je een weekoverzicht waarin rondleidingen tegenover zeven datums worden geplaatst. Momenten waarop een rondleiding geboekt kan worden, zijn beschikbaar om verder te gaan. Niet-beschikbare combinaties blijven gesloten.
Je kan de juiste rondleiding en datum sneller terugvinden door van week te wisselen, op stad te filteren of naar het aanbod te zoeken.
De beschikbare momenten volgen de dagen, uren en capaciteit die je eerder hebt ingesteld.
Controleer je keuze voordat je het dossier invult
Na de keuze van een rondleiding en datum zie je eerst de belangrijkste gegevens, zoals de titel, stad, duur en vanafprijs.
Wanneer je bevestigt, opent het boekingsformulier met de gekozen rondleiding en datum al ingevuld. Je team kan daarna de klant, groepen, talen en verdere afspraken toevoegen.
Zo hoef je een nieuwe aanvraag niet vanuit een leeg dossier op te bouwen en verklein je de kans dat een medewerker per ongeluk een niet-beschikbare datum kiest.
Gebruik de kalender als overzicht, niet als automatische planner
De kalender helpt je zien waar boekingen in de tijd samenkomen. Ze neemt de operationele beslissingen van je team niet automatisch over.
Een boekbaar moment betekent bijvoorbeeld niet dat er gegarandeerd een geschikte gids vrij is. De publieke beschikbaarheid houdt rekening met de ingestelde momenten en capaciteit, maar de uiteindelijke gidsenplanning blijft een afzonderlijke controle.
Na de datumkeuze kan je gidsen zoeken die bij de rondleiding, taal en locatie passen.
Beoordeel waarschuwingen in hun context
Wanneer een gids op dezelfde dag al een andere opdracht heeft, kan Eguide daar tijdens de planning op wijzen.
Zo’n waarschuwing is informatief. Ze blokkeert de selectie niet automatisch, omdat twee opdrachten soms wel degelijk combineerbaar zijn.
Je team behoudt dus de uiteindelijke beslissing, maar beschikt over meer context voordat een nieuwe aanvraag wordt verstuurd.
Ga van planning naar concrete opvolging
Een kalender maakt zichtbaar wanneer iets gebeurt. Meldingen tonen juist wat er recent veranderde, zoals een gids die een opdracht accepteerde of een klant die op een voorstel reageerde.
Vanuit meldingen en recente activiteit ga je rechtstreeks naar het betrokken dossier. In de kalender zie je vervolgens waar die boeking binnen de komende planning past.
Zo vullen overzicht, planning en dagelijkse opvolging elkaar aan zonder dezelfde informatie drie keer te tonen.
Veelgestelde vragen over de boekingskalender
Praktische antwoorden over je planning.
Ja. Je wisselt tussen verschillende tijdsschalen naargelang je de uitvoering van één dag, de komende werkweek of een bredere maandperiode wilt beoordelen.
Je kan ook naar een vorige of volgende periode navigeren.
In gidsgerichte planningsweergaven kan de boekingsstatus zichtbaar zijn.
Zo ziet dispatch tijdens de planning niet alleen wanneer de boeking plaatsvindt, maar ook in welke operationele fase het dossier zich bevindt.
Ja. Via een weekmatrix kies je een rondleiding en een datum waarop ze beschikbaar is.
Na bevestiging opent het boekingsformulier met die rondleiding en datum al ingevuld, waarna je de klant- en groepsgegevens toevoegt.
Ja. Vanuit de planning kan je verdergaan naar het bijbehorende boekingsdossier.
Daar vind je onder meer de klant, groepen, locaties, gidsen en financiële opvolging.
Nee. Een beschikbare datum voor een privérondleiding garandeert niet automatisch dat een geschikte gids vrij is.
Je team beoordeelt de gidsenplanning afzonderlijk. Eventuele waarschuwingen over andere opdrachten zijn informatief en blokkeren de keuze niet automatisch.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je jouw dagelijkse planning in Eguide kunt organiseren.