Bepaal zelf wanneer en hoeveel klanten kunnen boeken
Stel je gebruikelijke dagen en uren in, voeg uitzonderingen toe en bepaal hoeveel groepen per tijdsblok kunnen boeken. De grenzen voor groepsgrootte en deelnemers leg je bij de rondleiding zelf vast.
Laat klanten alleen kiezen uit momenten die je aanbiedt
Een privérondleiding is misschien iedere week beschikbaar, maar daarom nog niet op ieder moment van de dag. Misschien organiseer je ze van maandag tot zaterdag, alleen in de ochtend of uitsluitend tijdens een bepaalde periode van het jaar.
In Eguide leg je die gebruikelijke beschikbaarheid één keer vast. Je bepaalt vanaf wanneer de rondleiding of activiteit geboekt kan worden, op welke weekdagen ze plaatsvindt en tussen welke uren klanten kunnen starten.
Je hoeft dus niet voor iedere datum afzonderlijk aan te geven wanneer ze kan doorgaan. Het vaste weekschema vormt de basis en wordt automatisch toegepast binnen de gekozen periode.
De beschikbaarheid hoort bij de rondleiding of activiteit die je eerder hebt ingesteld. Zo blijven de praktische gegevens en de boekbare momenten bij hetzelfde aanbod.
Voeg uitzonderingen toe zonder je weekschema te wijzigen
Je normale planning blijft niet het hele jaar hetzelfde. Tijdens een vakantieperiode bied je misschien extra momenten aan, terwijl je op een feestdag of tijdens een evenement net minder beschikbaar bent.
Naast je vaste weekschema kan je daarom afzonderlijke momenten toevoegen. Dat kan voor één specifieke datum, maar ook voor een langere periode met eigen dagen en uren.
Is een rondleiding tijdelijk niet beschikbaar? Dan sluit je een volledige dag, een reeks datums of alleen bepaalde uren. Je hoeft je gewone planning daarvoor niet te verwijderen en later opnieuw op te bouwen.
Klanten zien deze aanpassingen wanneer ze een beschikbare datum en een geschikt tijdstip kiezen. Gesloten momenten kunnen niet langer via de online boekingsflow worden geselecteerd.
Bekijk hoe jouw planning boekbaar wordt
Tijdens een demo stellen we de beschikbaarheid van een rondleiding of activiteit uit je eigen aanbod in. Je ziet hoe vaste uren, uitzonderingen en capaciteit samen bepalen wat klanten online kunnen kiezen.
Bepaal hoeveel boekingen binnen een tijdsblok passen
Een beschikbaar tijdstip zegt nog niet hoeveel groepen je tegelijk kunt ontvangen. Per tijdsblok kan je daarom instellen hoeveel groepen er maximaal mogen boeken.
Kan je op hetzelfde startuur bijvoorbeeld drie groepen ontvangen, dan stel je voor dat tijdsblok maximaal drie groepen in.
De grenzen voor het aantal deelnemers en de groepsgrootte stel je los daarvan in bij de rondleiding zelf. Er is geen afzonderlijke deelnemerslimiet per tijdsblok.
Laat je het maximale aantal groepen leeg, dan betekent dat niet onbeperkt. Online kan dan één boeking het tijdsblok innemen. Zodra die boeking er is, sluit het moment voor nieuwe online aanvragen.
Wanneer een boeking uit meerdere groepen bestaat, kan je iedere groep apart indelen en de juiste taal en gids vastleggen.
Hou ook rekening met aanvragen die nog niet bevestigd zijn
Een moment kan al gedeeltelijk bezet zijn voordat een boeking definitief is. Een online aanvraag moet misschien nog worden gecontroleerd of een klant heeft een voorstel ontvangen waarop nog geen antwoord kwam.
Eguide houdt die ruimte alvast vrij. Zo wordt dezelfde capaciteit niet ondertussen aan een andere klant aangeboden.
Ook voorstellen tellen mee zodra ze worden aangemaakt. Wordt een aanvraag geannuleerd, definitief afgewezen of verloopt een voorstel, dan komt de gereserveerde capaciteit opnieuw beschikbaar.
Dat geeft je team een realistischer beeld van wat nog kan worden aangenomen. Je hoeft niet alleen naar bevestigde boekingen te kijken en achteraf vast te stellen dat verschillende lopende aanvragen voor hetzelfde moment bedoeld waren.
Behoud ruimte om zelf in te grijpen
Soms besluit je bewust om toch nog een boeking toe te voegen aan een volgeboekt moment. Een bevoegde medewerker kan dat doen nadat Eguide een waarschuwing heeft getoond.
Die uitzondering verandert de ingestelde capaciteit niet. Voor klanten blijft het tijdstip gesloten zodra de online limiet bereikt is.
Zo behoudt je team de ruimte om in een uitzonderlijke situatie zelf te beslissen, zonder dat het moment daarna opnieuw online beschikbaar wordt.
Veelgestelde vragen over beschikbaarheid en capaciteit
Praktische antwoorden over je planning.
Ja. Je bepaalt voor welke periode het schema geldt, op welke weekdagen de rondleiding of activiteit beschikbaar is en tussen welke uren klanten kunnen starten.
Je kan bijvoorbeeld instellen dat een privérondleiding van april tot en met oktober iedere dinsdag tot zaterdag tussen 10.00 en 16.00 uur geboekt kan worden.
Ja. Je kan voor één specifieke datum een tijdsblok met een eigen begin- en einduur toevoegen. Je kan ook een afwijkend schema laten terugkeren op geselecteerde weekdagen binnen een bepaalde periode.
Ja. Je kan één volledige dag sluiten, een langere periode blokkeren of alleen bepaalde uren onbeschikbaar maken. Je gewone weekschema blijft daarbij behouden.
Per tijdsblok kan je instellen hoeveel groepen er maximaal mogen boeken. De grenzen voor het aantal deelnemers en de groepsgrootte stel je afzonderlijk bij de rondleiding zelf in; er is geen aparte deelnemerslimiet per tijdsblok. Laat je het maximale aantal groepen leeg, dan kan online één boeking het tijdsblok innemen. Daarna sluit het moment voor nieuwe online aanvragen.
Niet alleen bevestigde boekingen nemen capaciteit in. Ook online aanvragen die nog moeten worden gecontroleerd en voorstellen waarop de klant nog kan reageren, houden alvast plaats vrij.
Bij een annulering, definitieve afwijzing of een vervallen voorstel komt die capaciteit opnieuw beschikbaar.
Ja. Een bevoegde medewerker kan na een waarschuwing een boeking toevoegen of verplaatsen naar een moment waarvan de ingestelde capaciteit al is bereikt.
Deze uitzondering verhoogt de capaciteit niet. Het moment blijft voor klanten volgeboekt.
Nee. De openbare beschikbaarheid van een privérondleiding houdt rekening met de ingestelde datums, tijdstippen en capaciteit, maar controleert niet automatisch of een passende gids beschikbaar is.
De gidskeuze en definitieve operationele controle blijven onderdeel van jullie planning.
Bij een privérondleiding kan een tijdsblok worden begrensd op het aantal groepen, het aantal deelnemers of beide.
Een event werkt met vaste aanvangsmomenten en een beschikbaar aantal plaatsen of tickets. Voor zulke activiteiten kan je vaste momenten plannen en de ticketcapaciteit per moment beheren.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je beschikbaarheid en capaciteit binnen jouw werking kunt instellen.