Eénmalige of terugkerende activiteiten vlot inplannen
Maak een activiteit één keer aan en voeg daarna de concrete datums en starttijden toe. Zo plan je zowel eenmalige activiteiten als terugkerende reeksen zonder ieder moment afzonderlijk opnieuw op te bouwen.
Activiteiten inplannen voor publieke inschrijvingen
Bied je rondleidingen, lezingen of museumbezoeken aan waar bezoekers zich los van elkaar voor kunnen inschrijven? Met Eguide plan je deze publieke activiteiten snel en overzichtelijk in.
Je bepaalt vooraf op welke datums en starttijden een activiteit plaatsvindt en hoeveel plaatsen er per moment beschikbaar zijn. Bezoekers zien op jouw website vervolgens precies welke tijdstippen openstaan en boeken direct hun tickets.
Organiseer je daarnaast ook rondleidingen exclusief voor één groep of bedrijf op aanvraag? Bekijk dan hoe je besloten groepsboekingen en privérondleidingen beheert.
Maak de activiteit één keer aan
Bij eenactiviteit leg je de informatie vast die voor ieder gepland moment hetzelfde blijft. Denk aan de titel, de stad, het ontmoetingspunt, de duur en de talen waarin de activiteit wordt aangeboden.
Daarna voeg je de momenten toe waarop het event werkelijk plaatsvindt. Per moment kies je een concrete datum, starttijd en eindtijd.
Zo hoef je de volledige activiteit niet opnieuw aan te maken wanneer ze op meerdere dagen wordt georganiseerd. De vaste informatie blijft behouden, terwijl ieder moment afzonderlijk kan worden gepland en opgevolgd.
Plan een terugkerende reeks zonder dubbel werk
Vindt hetzelfde event iedere week of op meerdere opeenvolgende dagen plaats? Dan kan je een tijdstip volgens een terugkerend patroon herhalen.
Je stelt de reeks één keer in en Eguide maakt de afzonderlijke momenten aan. Zo plan je bijvoorbeeld iedere zaterdagnamiddag dezelfde stadswandeling zonder iedere datum handmatig te moeten invoeren.
Moet één moment later veranderen, dan blijft het mogelijk om dat specifieke event afzonderlijk te bekijken en te beheren.
Bekijk hoe je een volledige activiteiten reeks inplant
We plannen samen een activiteit uit je eigen aanbod.
Bepaal hoeveel plaatsen je per activiteit aanbiedt
Voor iedere activiteit leg je vast hoeveel deelnemers kunnen aansluiten. Je kan daarnaast begrenzen hoeveel tickets één klant binnen dezelfde bestelling mag kopen.
Zo voorkom je dat één bestelling meteen alle beschikbare plaatsen inneemt, terwijl de totale capaciteit van het event wel volledig benut kan worden.
Wanneer tickets worden verkocht of gereserveerd, vermindert het aantal beschikbare plaatsen. Klanten kunnen daardoor niet meer tickets kiezen dan er voor dat moment overblijven.
De verdere verkoop en opvolging gebeurt vanuit dezelfde planning. Daar kan je tickets verkopen, deelnemers bekijken en inschrijvingen rond ieder event beheren.
Publiceer de activiteit wanneer alles klaarstaat
Een nieuwe activiteit hoeft niet onmiddellijk zichtbaar te zijn voor klanten. Je kan eerst de informatie, momenten, prijzen en capaciteit voorbereiden en het event pas daarna activeren.
Bij het online aanbieden bepaal je ook hoelang vooraf klanten nog tickets mogen bestellen. Zo voorkom je dat er vlak voor de start nog nieuwe inschrijvingen binnenkomen wanneer je organisatie die niet meer tijdig kan verwerken.
Klanten kunnen de activiteit vervolgens openen via een rechtstreekse link of een ticketwidget op je website.
Hou komende en afgelopen events overzichtelijk bij
In het planningsoverzicht zie je welke events binnenkort plaatsvinden en welke momenten al voorbij zijn. Per event zijn de datum, locatie, talen en bezetting meteen zichtbaar.
Zo hoeft je team niet tussen verschillende agenda’s, deelnemerslijsten en verkoopoverzichten te wisselen om te weten wat er gepland staat.
Je kan het overzicht verfijnen op onder meer datum, stad, taal en status. Dat maakt het eenvoudiger om snel de activiteiten te vinden die vandaag aandacht vragen of om een komende periode voor te bereiden.
Voeg alleen een gids toe wanneer dat nodig is
Een event hoeft niet altijd door een gids te worden begeleid. Je kan Eguide dus ook gebruiken voor activiteiten waarbij klanten alleen een ticket of plaats reserveren.
Is er wel een gids nodig, dan kan je bij de planning rekening houden met de taal en locatie van het event. Vervolgens kan je een gids zoeken die bij de opdracht en de gevraagde taal past.
Zo blijft dezelfde eventplanning bruikbaar voor zowel begeleide rondleidingen als activiteiten zonder gids.
Veelgestelde vragen over events en vaste tijdstippen
Praktische antwoorden over eventplanning.
Een event vindt plaats op een vooraf bepaalde datum en starttijd. Klanten kopen of reserveren één of meer plaatsen binnen de beschikbare capaciteit.
Een privérondleiding wordt als geheel aangevraagd door één klant of gezelschap. De datum, groepsindeling en verdere afspraken worden binnen die specifieke boeking beheerd.
Ja. Je maakt de vaste informatie van het event één keer aan en voegt vervolgens meerdere concrete datums en starttijden toe.
Voor een terugkerende activiteit kan je de momenten volgens een vast patroon laten herhalen, zodat je niet iedere datum afzonderlijk hoeft in te voeren.
Ja. Naast de totale capaciteit van het event kan je een maximum instellen voor het aantal tickets dat één klant binnen dezelfde bestelling mag kopen.
De resterende capaciteit wordt bij iedere verkoop of reservatie bijgewerkt.
Ja. Voor een gratis event reserveert de klant een plaats. Voor een betalend event koopt de klant zijn tickets en rondt hij de betaling tijdens het bestelproces af.
Voor betalende tickets is er geen reservatie waarbij de klant pas op een later moment betaalt.
Nee. Events kunnen zonder gids worden georganiseerd.
Wanneer een activiteit wel begeleiding nodig heeft, kan je een geschikte gids aan het event koppelen en daarbij rekening houden met de benodigde taal en locatie.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je jouw events en vaste tijdstippen in Eguide kunt plannen.