Plan wanneer klanten zich voor je events kunnen inschrijven
Maak je activiteit één keer aan en stel daarna in op welke dagen en tijdstippen klanten tickets kunnen boeken. Werk met losse beschikbaarheid of een wekelijks terugkerend schema, zonder de activiteit telkens opnieuw op te bouwen.
Maak publieke activiteiten boekbaar op de juiste momenten
Bied je rondleidingen, lezingen of museumbezoeken aan waar bezoekers zich los van elkaar voor kunnen inschrijven? Met Eguide leg je de activiteit één keer vast en bepaal je wanneer klanten tickets kunnen boeken.
Je stelt vooraf in op welke dagen en tijdstippen de activiteit beschikbaar is en hoeveel plaatsen er zijn. Zodra de eerste klant voor een beschikbaar tijdstip boekt, ontstaat het concrete eventmoment in Eguide.
Bezoekers zien op je website alleen de beschikbare opties en boeken rechtstreeks hun tickets. Je hoeft toekomstige eventmomenten dus niet vooraf één voor één als afzonderlijk event aan te maken.
Organiseer je daarnaast ook rondleidingen exclusief voor één groep of bedrijf op aanvraag? Bekijk dan hoe je besloten groepsboekingen en privérondleidingen beheert.
Maak de activiteit één keer aan
Bij een activiteit leg je de informatie vast die voor iedere inschrijving hetzelfde blijft. Denk aan de titel, de stad, het ontmoetingspunt, de duur en de talen waarin de activiteit wordt aangeboden.
Daarna configureer je de beschikbaarheid: de dagen en tijdsblokken waarop klanten tickets kunnen boeken. Je maakt dus niet vooraf ieder toekomstig eventmoment afzonderlijk aan.
Een concreet eventmoment ontstaat wanneer de eerste boeking voor dat tijdstip binnenkomt. Vanaf dan kan je dat moment en de bijbehorende deelnemers vanuit Eguide opvolgen.
Herhaal een vast weekschema zonder dubbel werk
Vindt dezelfde activiteit iedere week plaats? Dan kan je de beschikbaarheid volgens een wekelijks terugkerend patroon instellen.
Zo bied je bijvoorbeeld iedere zaterdagnamiddag dezelfde stadswandeling aan zonder iedere datum handmatig opnieuw in te voeren.
Voor afwijkende of losse periodes pas je de beschikbaarheid afzonderlijk aan. De vaste activiteit zelf blijft behouden.
Bekijk hoe je eventaanbod boekbaar wordt
We stellen samen de beschikbaarheid van een activiteit uit je eigen aanbod in.
Bepaal hoeveel plaatsen je per activiteit aanbiedt
Voor iedere activiteit leg je vast hoeveel deelnemers kunnen aansluiten. Je kan daarnaast begrenzen hoeveel tickets één klant binnen dezelfde bestelling mag kopen.
Zo voorkom je dat één bestelling meteen alle beschikbare plaatsen inneemt, terwijl de totale capaciteit van het event wel volledig benut kan worden.
Wanneer tickets worden verkocht of gereserveerd, vermindert het aantal beschikbare plaatsen. Klanten kunnen daardoor niet meer tickets kiezen dan er voor dat moment overblijven.
De verdere verkoop en opvolging gebeurt vanuit dezelfde planning. Daar kan je tickets verkopen, deelnemers bekijken en inschrijvingen rond ieder event beheren.
Publiceer de activiteit wanneer alles klaarstaat
Een nieuwe activiteit hoeft niet onmiddellijk zichtbaar te zijn voor klanten. Je kan eerst de informatie, momenten, prijzen en capaciteit voorbereiden en het event pas daarna activeren.
Bij het online aanbieden bepaal je ook hoelang vooraf klanten nog tickets mogen bestellen. Zo voorkom je dat er vlak voor de start nog nieuwe inschrijvingen binnenkomen wanneer je organisatie die niet meer tijdig kan verwerken.
Klanten kunnen de activiteit vervolgens openen via een rechtstreekse link of een ticketwidget op je website.
Hou komende en afgelopen events overzichtelijk bij
In het planningsoverzicht zie je de eventmomenten waarvoor boekingen bestaan, met komende en afgelopen momenten afzonderlijk. Per event zijn de datum, locatie, talen en bezetting meteen zichtbaar.
Zo hoeft je team niet tussen verschillende agenda’s, deelnemerslijsten en verkoopoverzichten te wisselen om te weten wat er gepland staat.
Je kan het overzicht verfijnen op onder meer datum, stad, taal en status. Dat maakt het eenvoudiger om snel de activiteiten te vinden die vandaag aandacht vragen of om een komende periode voor te bereiden.
Voeg alleen een gids toe wanneer dat nodig is
Een event hoeft niet altijd door een gids te worden begeleid. Je kan Eguide dus ook gebruiken voor activiteiten waarbij klanten alleen een ticket of plaats reserveren.
Is er wel een gids nodig, dan kan je bij de planning rekening houden met de taal en locatie van het event. Vervolgens kan je een gids zoeken die bij de opdracht en de gevraagde taal past.
Zo blijft dezelfde eventplanning bruikbaar voor zowel begeleide rondleidingen als activiteiten zonder gids.
Veelgestelde vragen over events en vaste tijdstippen
Praktische antwoorden over eventplanning.
Een event vindt plaats op een vooraf bepaalde datum en starttijd. Klanten kopen of reserveren één of meer plaatsen binnen de beschikbare capaciteit.
Een privérondleiding wordt als geheel aangevraagd door één klant of gezelschap. De datum, groepsindeling en verdere afspraken worden binnen die specifieke boeking beheerd.
Ja. Je maakt de vaste informatie van de activiteit één keer aan en configureert vervolgens de beschikbaarheid met dagen en tijdsblokken. Eguide maakt niet vooraf ieder toekomstig eventmoment afzonderlijk aan. Een concreet eventmoment ontstaat wanneer de eerste klant voor dat tijdstip boekt. Voor terugkerende activiteiten kan je een wekelijks schema instellen.
Ja. Je kan naast de totale capaciteit van het event ook bepalen hoeveel tickets één klant binnen dezelfde bestelling maximaal mag kopen.
Zo hou je meer plaatsen beschikbaar voor andere bezoekers zonder de totale capaciteit van het event te verlagen.
Ja. Voor een gratis event reserveert de klant een plaats. Bij een betalend event koopt de klant tickets en rondt hij de betaling af via Mollie.
In beide gevallen wordt de capaciteit bijgewerkt zodra de inschrijving is voltooid.
Nee. Een evenement of event kan volledig zonder gids worden georganiseerd.
Bij een begeleide privérondleiding daarentegen, wordt de gidsentoewijzing per groep georganiseerd. Voor activiteiten die wel begeleiding nodig hebben, kan je vanuit Eguide een geschikte gids inplannen.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je jouw events en vaste tijdstippen in Eguide kunt plannen.