Weet altijd wat betaald is en wat nog openstaat

Hou alle betalingen samen bij

De ene klant betaalt meteen online. Een andere kiest voor een overschrijving en bij sommige activiteiten wordt ter plaatse afgerekend.

Wanneer je die betalingen op verschillende plaatsen opvolgt, moet iemand telkens opnieuw uitzoeken hoeveel werkelijk werd ontvangen.

In Eguide blijven de bedragen bij de juiste boeking of factuur staan.

Zo ziet iedere collega dezelfde betaalstand, ongeacht hoe de klant heeft betaald.

Je hoeft dus niet eerst de bankrekening, een cashlijst en oude e-mails naast elkaar te leggen voordat je een klant kan helpen.

Hou ontvangen betalingen bij dezelfde boeking

Online betalingen via Mollie worden automatisch in Eguide geregistreerd. Ook betalingen via overschrijving of kaart kan je als ontvangen betaling bij het dossier vastleggen.

Een boeking kan wel als afgesproken betaalwijze “cash bij het ontmoetingspunt” hebben, maar Eguide heeft geen afzonderlijk type om een ontvangen cashbetaling te registreren.

Verwerk bankafschriften via CODA

Je kan CODA-bankafschriften importeren. Eguide probeert transacties automatisch aan facturen te koppelen en geeft je een controlescherm om de voorgestelde matches na te kijken.

Zie altijd wat nog openstaat

Veel boekingen worden niet in één keer betaald.

Een klant stort eerst een voorschot. Het saldo volgt later. Een organisatie betaalt een factuur misschien in meerdere delen.

Eguide telt de ontvangen bedragen samen en toont hoeveel nog ontbreekt.

Je team hoeft dat resterende saldo niet zelf te berekenen. Ook na verschillende betalingen blijft duidelijk of een factuur nog openstaat, gedeeltelijk betaald is of volledig werd voldaan.

Hoe je voorschotten en saldofacturen aanmaakt, lees je bij het gecontroleerd factureren vanuit je boekingen.

Volg alleen klanten op die nog moeten betalen

Doordat het openstaande bedrag meteen zichtbaar is, hoef je niet iedere klant opnieuw te controleren.

Je ziet sneller welke betalingen volledig zijn afgerond en welke boekingen nog financiële opvolging vragen.

Zo kan je herinneringen gerichter versturen en vermijd je dat een klant die al betaald heeft toch opnieuw wordt aangesproken.

Hou betaling en planning bij dezelfde boeking

Een betaling staat niet los van de rest van je werking.

Wanneer een klant belt, wil je tegelijk kunnen zien wat hij boekte, hoeveel al werd betaald en welke afspraken nog lopen.

Daarom blijft de betaalinformatie verbonden met hetzelfde dossier waarin je ook de klant, groepen, planning en communicatie opvolgt.

Zo hoeft een medewerker niet tussen verschillende systemen te zoeken om een eenvoudige vraag te beantwoorden.

Behoud controle over de definitieve bevestiging

Dat een klant heeft betaald, betekent niet automatisch dat iedere praktische afspraak al werd gecontroleerd.

Bij privérondleidingen behoudt je team zelf de controle over de definitieve bevestiging en planning.

Bij ticketverkoop kan de betaling wel onmiddellijk bepalen of de tickets werkelijk werden verkocht. Meer daarover lees je bij de online verkoop en opvolging van tickets.

Corrigeer een fout wanneer dat nodig is

Een bedrag kan verkeerd worden ingevoerd of per ongeluk aan de verkeerde betaling worden gekoppeld.

Een bevoegde medewerker kan zo’n registratie corrigeren, waarna het betaalde en openstaande bedrag opnieuw klopt.

Voor situaties waarin ook de factuur zelf moet worden rechtgezet, zoals een creditnota of aanvullende factuur, ga je verder naar het verwerken van financiële correcties .