Factureer op het moment dat bij de boeking past
Vraag eerst een voorschot, factureer later het saldo of reken alles in één keer af. Je kiest zelf wat op de factuur komt en controleert ze voordat ze naar de klant vertrekt.
Kies zelf wanneer een factuur nodig is
Niet iedere boeking volgt hetzelfde betaalritme.
Een particulier betaalt misschien meteen online. Een bedrijf vraagt eerst een officiële factuur. Voor een grote groepsboeking wil je mogelijk vooraf een voorschot ontvangen en het resterende bedrag pas later factureren.
Daarom maakt Eguide niet automatisch een factuur zodra een aanvraag binnenkomt.
Je team beslist wanneer de afspraken voldoende duidelijk zijn en welk document op dat moment nodig is.
Zo voorkom je dat een klant een factuur ontvangt voordat prijzen, aantallen of praktische afspraken correct werden nagekeken.
Vraag eerst een voorschot en later het saldo
Bij grotere of verder vooruit geplande boekingen wil je niet altijd wachten tot het volledige bedrag wordt betaald.
Je kan daarom eerst een afzonderlijke factuur voor het afgesproken voorschot maken.
De klant ontvangt een duidelijk document voor dat eerste bedrag. Wanneer de rest later moet worden afgerekend, maak je vanuit dezelfde boeking de volgende factuur.
Zo blijven voorschot en saldo herkenbaar van elkaar gescheiden, terwijl ze allebei bij dezelfde klant en boeking horen.
Pas de facturatie aan de gemaakte afspraak aan
Een voorschot hoeft niet voor iedere klant of boeking hetzelfde te zijn.
Je bepaalt per situatie welk bedrag je eerst wilt vragen. Ook wanneer de klant online mag betalen, kies je zelf welk bedrag via de betaallink wordt opgevraagd.
De verdere opvolging van ontvangen en openstaande bedragen gebeurt via het gezamenlijke betalingsoverzicht van de boeking.
Bekijk hoe voorschot en saldo samen overzichtelijk blijven
We volgen één boeking van eerste voorschot tot definitieve afrekening.
Factureer alleen wat nu moet worden afgerekend
Een boeking kan uit verschillende onderdelen bestaan.
Denk aan de rondleiding zelf, bijkomende groepen, extra diensten of andere afgesproken kosten. Niet alles hoeft noodzakelijk op hetzelfde moment te worden gefactureerd.
Bij het maken van de factuur kies je welke onderdelen je wilt meenemen.
Zo kan je bijvoorbeeld eerst een afgesproken deel factureren en de rest bewaren voor een later moment. Je hoeft daarvoor geen los rekenblad of tweede administratie bij te houden.
Behoud één overzicht bij de boeking
Ook wanneer een boeking meerdere facturen heeft, blijven ze samen zichtbaar.
Je ziet welke documenten al werden gemaakt en hoe ze zich verhouden tot de betalingen die werden ontvangen.
Daardoor kan een collega snel begrijpen hoe de boeking financieel werd opgebouwd, zonder alle bedragen opnieuw te reconstrueren.
Controleer de ontvanger voordat je verstuurt
Bij een zakelijke boeking is de persoon die de rondleiding regelt niet altijd degene die de factuur moet ontvangen.
Misschien volgt een leerkracht de praktische afspraken op, terwijl de factuur naar de schooladministratie moet. Of een medewerker organiseert de activiteit en de boekhouding verwerkt de betaling.
Eguide gebruikt de facturatiegegevens die bij de klant of organisatie werden bewaard. Voor het versturen kan je controleren of de juiste naam, het juiste adres en de juiste contactpersoon worden gebruikt.
Hoe je praktische en financiële contactpersonen uit elkaar houdt, lees je bij het beheer van organisaties met meerdere contacten.
Verstuur pas wanneer alles klopt
Een factuur vertrekt niet automatisch.
Je team maakt het document, kijkt het na en kiest daarna zelf wanneer het wordt verstuurd.
Zo behoud je een laatste controlemoment voor het bedrag, de klantgegevens en de betaalafspraak.
Wanneer Peppol binnen je organisatie werd voorbereid en goedgekeurd, kan het worden gebruikt voor de ondersteunde elektronische verzending naar zakelijke klanten. E-mail blijft beschikbaar voor andere situaties.
Hou eerder verstuurde facturen betrouwbaar
Een factuur is een document van een bepaald moment.
Wanneer een klant later verhuist, een organisatie haar naam wijzigt of een boeking wordt aangepast, mag een oude factuur niet stilzwijgend mee veranderen.
Daarom behoudt een bestaande factuur de gegevens waarmee ze oorspronkelijk werd gemaakt.
Nieuwe facturen kunnen wel vertrekken van de meest recente klant- of organisatiegegevens.
Verwerk latere wijzigingen met een nieuw document
Moet een reeds gemaakte factuur achteraf worden verlaagd of aangevuld, dan overschrijf je het oorspronkelijke document niet.
Je verwerkt het verschil met een nieuwe factuur of creditnota, zodat zichtbaar blijft wat eerst werd aangerekend en wat daarna veranderde.
Dat wordt verder uitgewerkt bij het verwerken van factuur- en betaalcorrecties.
Veelgestelde vragen over facturen en voorschotten
Praktische antwoorden over factureren vanuit een boeking.
Nee. Een medewerker beslist zelf wanneer een factuur nodig is.
De factuur wordt vervolgens bewust samengesteld, nagekeken en verstuurd.
Ja. Je kan een afzonderlijke factuur maken voor het voorschotbedrag dat je met de klant hebt afgesproken.
Het resterende bedrag kan later via een volgende factuur worden afgerekend.
Ja. Een boeking kan bijvoorbeeld een voorschotfactuur en een latere saldofactuur bevatten.
Alle documenten blijven samen beschikbaar bij dezelfde boeking.
Ja. Bij het maken van de factuur kies je welke onderdelen van de boeking je op dat moment wilt factureren.
Andere onderdelen kunnen later in een volgende factuur worden opgenomen.
Nee. Het versturen gebeurt altijd na een bewuste actie van een medewerker.
Daardoor kan je de factuur en ontvanger eerst controleren.
Nee. Een bestaande factuur behoudt de gegevens waarmee ze oorspronkelijk werd gemaakt.
De aangepaste gegevens worden pas gebruikt voor documenten die je daarna aanmaakt.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je vandaag voorschotten, saldi en andere facturen voorbereidt.