Zet wijzigingen recht zonder verwarring achteraf
Is een prijs veranderd of werd een betaling verkeerd geregistreerd? Verwerk het verschil duidelijk, terwijl eerdere facturen en betalingen herkenbaar bewaard blijven.
Een wijziging achteraf hoeft geen administratieve puzzel te worden
Een boeking kan veranderen nadat de factuur al werd gemaakt.
De klant voegt een extra groep toe. Een afgesproken dienst valt weg. Een korting werd vergeten of een ontvangen betaling werd verkeerd ingevoerd.
Dan wil je niet doen alsof de oorspronkelijke factuur nooit heeft bestaan.
In Eguide verwerk je de wijziging als een volgende stap. Het eerdere document blijft bewaard en de correctie toont duidelijk wat er daarna veranderde.
Zo kunnen je team en de klant later nog begrijpen hoe het uiteindelijke bedrag tot stand kwam.
Reken een bijkomend bedrag apart af
Soms wordt een boeking duurder nadat de eerste factuur al werd verstuurd.
Misschien komt er een extra gids bij, duurt de rondleiding langer of kiest de klant later nog een bijkomende dienst.
Je hoeft de eerste factuur dan niet te vervangen.
Je maakt een nieuwe factuur voor alleen het bedrag dat erbij kwam. De klant ziet daardoor duidelijk welk deel al eerder werd aangerekend en waarvoor het bijkomende bedrag dient.
Hoe je de eerste factuur en eventuele voorschotten opstelt, lees je bij het gecontroleerd factureren vanuit je boeking.
Verlaag een eerdere factuur op een herkenbare manier
Ook het omgekeerde kan gebeuren.
Een groep valt weg, een onderdeel wordt geannuleerd of het afgesproken bedrag blijkt lager te zijn dan wat eerder werd gefactureerd.
In dat geval maak je een creditnota voor het verschil.
De oorspronkelijke factuur blijft bestaan, maar het bedrag dat de klant werkelijk verschuldigd is wordt correct aangepast.
Zo blijft zichtbaar wat eerst werd aangerekend en welk deel daarna werd teruggenomen.
Bekijk hoe je een wijziging netjes rechtzet
We volgen één boeking van oorspronkelijke factuur tot duidelijke correctie.
Corrigeer een betaling die verkeerd werd ingevoerd
Niet iedere fout zit in de factuur.
Een medewerker kan per ongeluk een verkeerd cashbedrag registreren of een overschrijving aan het verkeerde bedrag koppelen.
Zo’n fout moet je kunnen herstellen zonder de volledige financiële opvolging opnieuw op te bouwen.
Een bevoegde medewerker past de foutieve registratie aan. Daarna wordt opnieuw berekend hoeveel werkelijk werd betaald en hoeveel nog openstaat.
Zo klopt het overzicht opnieuw voor iedere collega die de boeking later opent.
Merk het wanneer een klant te veel betaalde
Soms betaalt een klant meer dan het bedrag dat nog verschuldigd was.
Dat overschot blijft zichtbaar, zodat het niet ongemerkt verdwijnt in een algemeen betaald totaal.
Je team ziet dat verdere controle nodig is en kan daarna beslissen hoe het bedrag wordt verwerkt.
De dagelijkse opvolging van ontvangen en openstaande bedragen lees je verder bij het gezamenlijke betalingsoverzicht van de boeking.
Hou altijd zichtbaar wat oorspronkelijk gebeurde
Een eerdere factuur mag niet ongemerkt veranderen wanneer je later de boeking, klantgegevens of prijs aanpast.
Daarom blijft een bestaande factuur bewaard zoals ze oorspronkelijk werd gemaakt.
De latere correctie krijgt haar eigen plaats naast het oorspronkelijke document.
Zo kan een collega maanden later nog zien:
wat eerst werd gefactureerd, waarom er een aanpassing kwam en welk bedrag uiteindelijk overblijft.
Dat maakt de historiek begrijpelijk zonder dat iemand oude e-mails of losse berekeningen moet reconstrueren.
Vind alles terug bij dezelfde boeking
De oorspronkelijke facturen, latere correcties en geregistreerde betalingen blijven samen bij het dossier waarop ze betrekking hebben.
Vanuit de centrale werkplek voor iedere boeking ziet je team daardoor zowel de praktische als financiële context.
Je hoeft geen afzonderlijk correctiebestand naast de boeking te bewaren.
Hou een administratieve correctie en een terugbetaling uit elkaar
Een creditnota maakt duidelijk dat de klant minder verschuldigd is.
Dat betekent niet automatisch dat een bedrag dat al online werd betaald ook werkelijk naar de klant wordt teruggestort.
Wanneer geld moet worden terugbetaald, voer je die terugbetaling afzonderlijk uit via je betaalprovider.
Zo blijft duidelijk welke aanpassing administratief werd verwerkt en welke betaling werkelijk werd teruggestort.
Gebruik de historiek ook buiten Eguide
Voor boekhouding, controle of verdere verwerking kan je relevante factuur- en betalingsgegevens uit Eguide halen.
Hoe je die bestanden voorbereidt, lees je bij het exporteren van operationele en fiscale gegevens.
Veelgestelde vragen over financiële correcties
Praktische antwoorden wanneer een bedrag achteraf verandert.
Een bestaande factuur blijft bewaard zoals ze oorspronkelijk werd gemaakt.
Een latere prijswijziging verwerk je met een afzonderlijk document, zodat de historiek begrijpelijk blijft.
Je kan een aanvullende factuur maken voor alleen het bedrag dat erbij kwam.
De oorspronkelijke factuur hoeft daarvoor niet opnieuw te worden gemaakt.
Dan kan je een creditnota maken voor het bedrag dat moet worden verminderd.
De creditnota blijft samen met de oorspronkelijke factuur bij dezelfde boeking zichtbaar.
Ja. Een bevoegde medewerker kan een foutief geregistreerde betaling aanpassen.
Eguide berekent daarna opnieuw hoeveel werd betaald en welk bedrag nog openstaat.
Het overschot blijft zichtbaar, zodat je team merkt dat verdere opvolging nodig is.
Je beslist daarna zelf hoe het te veel betaalde bedrag wordt verwerkt.
Nee. Een creditnota past aan hoeveel de klant verschuldigd is, maar voert geen online terugbetaling uit.
Een daadwerkelijke terugbetaling moet afzonderlijk via de betaalprovider worden gestart.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je vandaag prijswijzigingen, creditnota’s en foutief geregistreerde betalingen verwerkt.