Hou één boeking samen, ook met meerdere groepen
Verdeel een boeking over groepen met elk een eigen deelnemersaantal, taal en gids. De afspraken met de klant blijven één geheel, terwijl je team de uitvoering per groep voorbereidt.
Maak van meerdere groepen geen losse dossiers
Een bedrijf boekt één rondleiding voor verschillende teams. Een school verdeelt haar leerlingen over kleinere groepen. Of één gezelschap wil dezelfde rondleiding op hetzelfde moment in verschillende talen volgen.
Voor de uitvoering zijn dat afzonderlijke groepen. Voor de klant blijft het één afspraak.
Wanneer je voor iedere groep een aparte boeking maakt, moet je dezelfde klantgegevens, datum en algemene afspraken meerdere keren invoeren. Bij een wijziging moet je vervolgens ieder dossier afzonderlijk aanpassen.
Eguide houdt de groepen daarom samen binnen één boeking. De klant, rondleiding en datum worden één keer vastgelegd, terwijl je per groep bijhoudt wat voor de uitvoering verschilt.
Zo blijft ook voor collega’s duidelijk welke groepen bij dezelfde aanvraag horen.
Leg de samenstelling per groep vast
Per groep geef je aan hoeveel deelnemers meegaan en in welke taal de rondleiding moet plaatsvinden.
Daardoor kan één boeking bijvoorbeeld bestaan uit een Nederlandstalige groep van twintig deelnemers en een Engelstalige groep van vijftien deelnemers.
Eguide telt de deelnemers van alle groepen bij elkaar op. Je ziet dus zowel de samenstelling per groep als het totale aantal deelnemers binnen de volledige boeking.
De taalkeuze komt uit de talen die voor je organisatie en aanbod beschikbaar zijn. Wil je je aanbod in meerdere talen beheren, dan kan je de taalversies voor klanten en medewerkers centraal instellen.
Laat klanten de indeling zelf doorgeven
Tijdens het online boeken kan de klant zelf meerdere groepen toevoegen en per groep het aantal deelnemers en de gewenste taal invullen.
De ingestelde groepsgrenzen blijven daarbij gelden. Een klant kan online dus niet meer groepen of deelnemers kiezen dan je voor de rondleiding en het tijdstip toestaat.
Zo ontvangt je team de gewenste groepsindeling meteen bij de aanvraag en hoeft die informatie niet achteraf via e-mail te worden verzameld.
Bekijk hoe één complexe boeking overzichtelijk blijft
We bouwen samen een boeking met meerdere groepen en talen op.
Zie meteen hoeveel gidsen je nodig hebt
Bij een begeleide privérondleiding vraagt iedere groep om een eigen gids.
Wanneer je groepen toevoegt of verwijdert, past Eguide daarom ook het benodigde aantal gidsen aan. Je team ziet meteen hoeveel groepen nog begeleiding nodig hebben.
De taal van iedere groep helpt vervolgens bij het zoeken naar een geschikte gids. Je vertrekt dus niet alleen van een datum, maar ook van de rondleiding en de taal waarin de groep begeleid wil worden.
Vanuit de boeking kan je gidsen zoeken die bij de rondleiding, locatie en gevraagde taal passen.
Volg de gidsentoewijzing per groep op
Een gids wordt aan een concrete groep gekoppeld, niet alleen aan de boeking als geheel.
Daardoor kan de ene groep al een bevestigde gids hebben, terwijl je voor een andere groep nog op een reactie wacht.
Een weigering voor één groep zet niet automatisch de volledige klantafspraak stop. Je kan de aanvraag voor die groep opnieuw versturen of een andere gids benaderen.
Pas de groepsindeling aan wanneer de praktijk verandert
Ook na de eerste aanvraag kan het aantal deelnemers nog wijzigen. Misschien wordt één groep te groot en moet ze worden opgesplitst, of besluit de klant twee kleinere groepen samen te voegen.
Je past de bestaande boeking aan. Je hoeft geen nieuwe dossiers aan te maken en de eerdere afspraken blijven behouden.
Wanneer de groepen veranderen, werkt Eguide ook het totale aantal deelnemers en de benodigde gidsen bij. Zo ziet je team meteen wat de nieuwe indeling betekent voor de uitvoering.
De verdere klant-, plannings- en financiële context blijft beschikbaar vanuit hetzelfde boekingsdossier waarin je team de volledige afspraak opvolgt.
Hou de groepsindeling binnen je beschikbare capaciteit
Het aantal groepen dat een klant kan boeken, hangt samen met de capaciteit die je voor het gekozen moment hebt ingesteld.
Een tijdstip kan bijvoorbeeld nog ruimte hebben voor deelnemers, maar niet voor een extra groep. Omgekeerd kan het maximale aantal groepen nog niet bereikt zijn terwijl de totale deelnemerscapaciteit al volzet is.
Je kan beide grenzen per boekbaar moment afzonderlijk instellen.
Zo sluit de groepsindeling aan bij wat je organisatie op dat moment werkelijk kan uitvoeren.
Veelgestelde vragen over meerdere groepen en talen
Praktische antwoorden over je groepsindeling.
Ja. Alle groepen blijven onderdeel van dezelfde klantboeking.
De algemene klantgegevens, rondleiding en datum worden gedeeld, terwijl iedere groep een eigen deelnemersaantal, taal en gids kan krijgen.
Ja. Je kiest per groep een taal uit de talen die binnen je Eguide-omgeving actief zijn.
Die taal wordt ook gebruikt bij het zoeken naar een passende gids voor de groep.
Bij een begeleide privérondleiding wordt de gidsentoewijzing per groep georganiseerd.
Eguide toont op basis van het aantal groepen hoeveel gidsen de boeking nodig heeft. Iedere gids kan vervolgens afzonderlijk aan een groep worden gekoppeld.
Ja. Tijdens het online boeken kan de klant meerdere groepen toevoegen en per groep het aantal deelnemers en de gewenste taal invullen.
De ingestelde grenzen voor groepsgrootte, aantal groepen en totale capaciteit blijven daarbij gelden.
Ja. Een bevoegde medewerker kan groepen toevoegen, verwijderen of aanpassen binnen de bestaande boeking.
Eguide werkt daarna het totale aantal deelnemers en de benodigde gidsen bij. De klantafspraak blijft hetzelfde dossier.
Alleen de toewijzing voor de betrokken groep vraagt opnieuw opvolging.
De andere groepen en de volledige boeking blijven behouden. Je team kan voor die groep een nieuwe gids zoeken en aanschrijven.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je grotere en meertalige groepen binnen Eguide kunt organiseren.