Weet voor iedere groep wie gevraagd, bevestigd of te vervangen is
Stuur een gids meteen alle informatie over de rondleiding, taal, groep en planning. Je ziet wanneer die accepteert of weigert en kan bij een afwijzing verdergaan met iemand anders.
Geef een gids meteen voldoende informatie
Wanneer je een gids vraagt om een rondleiding te begeleiden, wil die meteen weten waarover het gaat.
Welke rondleiding is het? Wanneer vindt ze plaats? In welke taal? Hoe groot is de groep? Waar start de activiteit?
Eguide neemt die informatie rechtstreeks uit de boeking mee in de aanvraag. Je hoeft dus geen afzonderlijke e-mail te schrijven of praktische gegevens opnieuw over te nemen.
Vanuit het overzicht waarin je geschikte gidsen voor de groep vergelijkt kies je wie je wilt benaderen. Daarna ontvangt die gids de volledige opdracht.
Zie meteen of de gids kan
De gids ontvangt de aanvraag per e-mail en in de persoonlijke gidsomgeving.
Daar kan hij de opdracht bekijken en accepteren of weigeren. Het antwoord verschijnt rechtstreeks bij de boeking, zodat dispatch niet hoeft te wachten op een losse mail of telefoon.
Accepteert de gids, dan weet je dat de betrokken groep is ingevuld. Weigert hij, dan zie je meteen dat je iemand anders moet zoeken.
In de persoonlijke werkplek voor gidsen blijven ook hun andere opdrachten en praktische gegevens beschikbaar.
Vermijd dat meerdere gidsen dezelfde opdracht aannemen
Voor één groep vraag je één gids tegelijk.
Daardoor voorkom je dat verschillende mensen dezelfde opdracht accepteren en je achteraf iemand moet teleurstellen.
Bij een boeking met meerdere groepen kan iedere groep wel afzonderlijk worden ingevuld. De ene groep kan dus al een gids hebben terwijl je voor een andere nog op antwoord wacht.
Bekijk hoe je een gids vraagt en vervangt
We volgen één groep van eerste aanvraag tot bevestigde gids.
Ga na een weigering gewoon verder
Een weigering betekent niet dat je de boeking opnieuw moet opbouwen.
De groep, taal, datum en praktische afspraken blijven gewoon behouden. Je keert terug naar de beschikbare kandidaten en kiest een andere gids.
Zo verlies je geen tijd met het opnieuw invoeren van informatie en blijven de andere groepen binnen de boeking onaangeroerd.
De weigering verschijnt ook in de meldingenfeed waarin dispatch recente reacties opvolgt.
Trek een aanvraag in wanneer je plannen wijzigen
Soms verandert de situatie voordat de gids heeft geantwoord.
De klant kiest een ander tijdstip, een groep valt weg of je besluit toch iemand anders te benaderen. In dat geval trek je de aanvraag in en wordt de gids daarvan op de hoogte gebracht.
Daarna kan je voor dezelfde groep verdergaan met een andere kandidaat.
Hou iedere groep afzonderlijk ingevuld
Wanneer een boeking uit meerdere groepen bestaat, heeft iedere groep haar eigen gids.
Daardoor kan je per groep zien wie al bevestigd is en waar nog iemand ontbreekt. Een weigering voor één groep heeft geen invloed op de andere gidsen of groepen.
Hoe je groepen met verschillende talen en deelnemersaantallen binnen één boeking beheert, lees je bij het werken met meerdere groepen en talen.
Informeer gidsen wanneer belangrijke informatie wijzigt
Ook nadat een gids heeft geaccepteerd, kunnen de afspraken nog veranderen.
Wanneer relevante informatie over de opdracht wordt aangepast, ontvangt de gids een melding. Zo weet hij dat hij de boeking opnieuw moet bekijken en werkt hij niet verder met verouderde gegevens.
Je team hoeft zulke wijzigingen dus niet nog eens afzonderlijk via telefoon of e-mail door te geven.
Behoud zicht op wat er eerder gebeurde
Bij de boeking blijft zichtbaar welke gidsen eerder werden gevraagd en hoe ze reageerden.
Zo kan een collega later begrijpen waarom een andere gids werd gekozen of waarom meerdere aanvragen nodig waren.
Die historiek helpt bij de dagelijkse opvolging, zonder dat je opnieuw in oude e-mails moet zoeken.
Maak na afloop duidelijk of de opdracht werd uitgevoerd
Een gids die accepteert, bevestigt dat hij de opdracht op zich neemt. Pas na afloop registreer je of de rondleiding werkelijk werd uitgevoerd.
Dat gebeurt afzonderlijk, samen met de eventuele aanwezigheid van deelnemers. Meer daarover lees je bij het registreren van de uitvoering en aanwezigheid.
Veelgestelde vragen over gidsaanvragen
Praktische antwoorden over je gidsenplanning.
De gids ontvangt de belangrijkste informatie over de opdracht, zoals de rondleiding, datum, tijd, taal, groepsgrootte en praktische locatie.
Daardoor kan hij de aanvraag beoordelen zonder eerst extra informatie op te vragen.
De gids ontvangt een e-mail en een melding in de persoonlijke gidsomgeving.
Daar kan hij de opdracht bekijken en accepteren of weigeren.
Nee. Voor één groep wordt één gids tegelijk benaderd.
Bij een weigering of ingetrokken aanvraag kan dispatch daarna een andere kandidaat kiezen.
De groep en de rest van de boeking blijven behouden.
Dispatch ziet de weigering, kiest een andere gids en verstuurt een nieuwe aanvraag.
Ja. Wanneer de planning verandert, kan je de aanvraag intrekken.
De gids wordt geïnformeerd en je kan daarna iemand anders voor de groep benaderen.
Ja. Bij de boeking blijft de eerdere gidsenopvolging beschikbaar.
Zo kan je later zien wie werd gevraagd, wie reageerde en waarom uiteindelijk een andere gids werd gekozen.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je gidsaanvragen binnen jouw planning kunt organiseren.