Weet na afloop wat er werkelijk gebeurde
Laat gidsen vastleggen of een opdracht werd uitgevoerd of de klant niet kwam opdagen. Waar deelnemers individueel bekend zijn, kan ook hun aanwezigheid bij de juiste opdracht worden bijgehouden.
Sluit een opdracht pas af nadat ze werkelijk plaatsvond
Een gids heeft de opdracht geaccepteerd en de datum is voorbij. Dat betekent nog niet automatisch dat de rondleiding ook werd uitgevoerd.
Misschien verliep alles zoals gepland. Misschien kwam de klant niet opdagen. Of misschien moet dispatch nog controleren wat er precies gebeurde.
Daarom maakt Eguide een opdracht niet alleen op basis van de datum definitief.
De gids of een bevoegde medewerker legt na afloop bewust vast wat het resultaat was. Zo wordt een voorlopige planning niet stilzwijgend als werkelijkheid behandeld.
Laat de gids meteen na afloop registreren wat er gebeurde
Op de dag van de opdracht ziet de gids vanuit de persoonlijke werkplek welke rondleidingen nog moeten worden afgesloten.
Werd de groep begeleid zoals gepland, dan registreert de gids de opdracht als uitgevoerd. Kwam de klant niet opdagen, dan wordt dat afzonderlijk aangeduid.
De acties verschijnen alleen wanneer de opdracht actueel of voorbij is. Een toekomstige rondleiding kan dus niet per ongeluk vooraf als uitgevoerd worden geregistreerd.
Dit gebeurt binnen de persoonlijke omgeving waarin de gids ook aanvragen, planning en praktische informatie bekijkt.
Hou acceptatie en uitvoering uit elkaar
Een gids die een aanvraag accepteert, bevestigt dat hij de opdracht op zich neemt.
Pas na de rondleiding wordt vastgelegd of ze werkelijk werd uitgevoerd. Daardoor blijft duidelijk of een opdracht nog gepland staat, werd aangenomen of daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.
De eerdere stappen rond het aanvragen, accepteren en eventueel vervangen van een gids blijven gewoon in de historiek beschikbaar.
Bekijk hoe een gids een opdracht correct afsluit
We volgen één rondleiding van bevestigde opdracht tot geregistreerde uitvoering.
Behandel een no-show anders dan een annulering
Een annulering gebeurt voordat de rondleiding plaatsvindt. Een no-show betekent dat de opdracht gepland bleef, maar de klant op het afgesproken moment niet kwam opdagen.
Dat onderscheid is belangrijk voor de operationele historiek en kan ook gevolgen hebben voor de vergoeding van de gids.
Daarom wordt een no-show als resultaat van de gidsopdracht geregistreerd. De volledige boeking hoeft daarvoor niet te verdwijnen of achteraf als vooraf geannuleerd te worden voorgesteld.
Zo blijft zichtbaar dat de gids was ingepland en aanwezig kon zijn, ook al werd de rondleiding uiteindelijk niet uitgevoerd.
Sluit iedere groep afzonderlijk af
Bestaat een boeking uit meerdere groepen en gidsen, dan kan het resultaat per opdracht verschillen.
De ene groep kan normaal zijn begeleid, terwijl een andere groep niet kwam opdagen. Je hoeft de volledige boeking daardoor niet één algemeen resultaat te geven dat niet voor iedere gids klopt.
Iedere gidsopdracht blijft afzonderlijk opvolgbaar, terwijl alle groepen onderdeel blijven van dezelfde boeking.
Registreer aanwezigheid wanneer deelnemers individueel bekend zijn
Voor sommige activiteiten is het nuttig om niet alleen het aantal deelnemers, maar ook de aanwezige personen bij te houden.
De gids kan de beschikbare deelnemersnamen per gezelschap bekijken en bij de opdracht aanduiden wie aanwezig was.
Zo blijft de registratie verbonden met de juiste uitvoering en hoeft achteraf geen losse papieren lijst opnieuw te worden verwerkt.
De gids ziet alleen de informatie die voor de opdracht beschikbaar en relevant is. Uitgebreidere deelnemersgegevens en operationele exports blijven voorbehouden aan bevoegde medewerkers.
Praktische deelnemersinformatie en overdrachtsdocumenten kunnen vooraf worden voorbereid via [de taken, notities en documenten bij de boeking → Bewaar taken, notities en overdrachtsdocumenten / PAGE-FEATURE-CF-011].
Corrigeer een fout zonder de boeking opnieuw op te bouwen
Een gids kan zich vergissen of dispatch kan later aanvullende informatie ontvangen.
Een bevoegde medewerker kan de geregistreerde uitvoering daarom achteraf corrigeren. De klant, groepen, planning en overige boekingsgegevens hoeven daarvoor niet opnieuw te worden ingevoerd.
Zo kan je de operationele werkelijkheid rechtzetten zonder te doen alsof de oorspronkelijke boeking nooit heeft bestaan.
Gebruik de geregistreerde uitvoering voor de volgende stap
Na de afsluiting blijft het resultaat zichtbaar in de historiek van de boeking en de gids.
Het vormt bovendien de basis voor de verdere berekening van gidsvergoedingen. Een uitgevoerde opdracht en een no-show kunnen daarbij volgens verschillende afspraken worden verwerkt.
Hoe contractregels, uren, transport en eventuele no-showafspraken worden toegepast, lees je bij het berekenen en exporteren van gidsvergoedingen.
Eguide berekent de vergoeding dus niet alleen omdat een opdracht ooit in de agenda stond. Eerst moet worden vastgelegd wat er werkelijk gebeurde.
Veelgestelde vragen over uitvoering en aanwezigheid
Praktische antwoorden over het afsluiten van opdrachten.
Nee. Het verstrijken van de datum maakt de opdracht niet automatisch uitgevoerd.
De gids of een bevoegde medewerker registreert na afloop bewust wat er werkelijk gebeurde.
Ja. Voor opdrachten die actueel of voorbij zijn, kan de gids vanuit de persoonlijke werkplek aangeven dat ze werden uitgevoerd.
De actie is niet vooraf beschikbaar voor toekomstige opdrachten.
Dan kan de opdracht als no-show worden geregistreerd.
Dat blijft een afzonderlijk uitvoeringsresultaat en is niet hetzelfde als een boeking die vooraf werd geannuleerd.
Ja. Een bevoegde medewerker kan het resultaat achteraf aanpassen wanneer de gids zich vergiste of nieuwe informatie beschikbaar werd.
De rest van de boeking blijft daarbij behouden.
Ja, wanneer deelnemersnamen voor de opdracht beschikbaar zijn.
De gids kan de namen per gezelschap bekijken en hun aanwezigheid registreren. Uitgebreidere deelnemersgegevens blijven beperkt tot bevoegde medewerkers.
Ja. Uitgevoerde opdrachten en no-shows kunnen als basis worden gebruikt voor de verdere berekening van gidsvergoedingen.
De concrete vergoeding hangt af van de ingestelde contract- en vergoedingsafspraken.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je uitvoering en aanwezigheid binnen jouw werking kunt registreren.