Hou praktische afspraken bij de juiste boeking
Voeg taken toe, toon relevante waarschuwingen op het juiste moment en maak een boekings-PDF of manifest voor de uitvoering. Zo hoeft je team praktische informatie niet uit losse e-mails en documenten bijeen te zoeken.
Bewaar praktische opvolging bij de boeking
Bij een boeking horen vaak kleine maar belangrijke acties. Er moet nog een deelnemerslijst worden gecontroleerd, een toegang worden bevestigd of een praktisch detail worden nagevraagd.
In Eguide kan je zulke taken als vrije tekst aan de boeking toevoegen. Ze blijven daardoor zichtbaar op de plaats waar ook de klant, groepen, datum en andere afspraken worden beheerd.
Je hoeft geen afzonderlijke takenlijst te openen om te begrijpen bij welke boeking de actie hoort. Vanuit het volledige boekingsdossier.
Vind boekingen waarvoor nog een taak is toegevoegd
In het boekingenoverzicht kan je filteren op de aanwezigheid van taken.
Zo vindt je team sneller de dossiers waarvoor nog praktische opvolging werd genoteerd, zonder iedere toekomstige boeking afzonderlijk te openen.
Toon een waarschuwing wanneer ze relevant wordt
Sommige aandachtspunten gelden niet voor één boeking, maar voor een bepaalde rondleiding, datum of periode.
Bij een rondleiding kan je daarom een interne notitie bewaren. Die kan tijdelijk of zonder einddatum gelden en als informatie, waarschuwing of belangrijk aandachtspunt worden weergegeven.
Wanneer een medewerker tijdens het aanmaken van een boeking een passende datum en tijd kiest, verschijnt de relevante notitie. Zo hoeft iemand niet zelf te onthouden dat er bijvoorbeeld tijdelijk wegenwerken zijn of dat een gebruikelijke locatie op die dag niet bereikbaar is.
Gebruik één notitie voor meerdere rondleidingen
Een aandachtspunt kan ook voor meerdere rondleidingen gelden. Je kan een centrale notitie koppelen aan een stad, type rondleiding, tag of eigen selectie van aanbod.
Voor het opslaan zie je welke rondleidingen door de regel worden geraakt. Wanneer later een passende datum en tijd wordt gekozen, verschijnt de waarschuwing bij de boeking.
De steden en tags waarop zulke regels steunen, komen uit de referentiegegevens die je centraal in Eguide beheert.
Hou interne notities en klantinstructies uit elkaar
Niet ieder aandachtspunt is bedoeld voor de klant.
Interne notities helpen medewerkers bij de planning. Informatie die de klant wel moet ontvangen, zoals instructies over het ontmoetingspunt of de voorbereiding, bewaar je als klantgerichte informatie bij de rondleiding of de concrete boeking.
Die instructies kunnen vervolgens in voorstellen of andere klantdocumenten verschijnen.
Bekijk hoe praktische informatie bij de boeking blijft
We volgen één boeking van interne taak tot overdrachtsdocument.
Verzamel deelnemersinformatie wanneer je ze nodig hebt
Niet iedere rondleiding vraagt dezelfde informatie van deelnemers. Voor een gewone stadswandeling volstaan misschien de groepsgrootte en taal, terwijl een andere activiteit aanvullende gegevens vereist.
Wanneer het deelnemersformulier voor de rondleiding is ingeschakeld, blijft het formulier beschikbaar bij de boeking. Is het niet nodig, dan toont Eguide duidelijk dat er voor die rondleiding geen formulier is voorzien.
Zo hoef je geen algemeen formulier te gebruiken dat bij iedere activiteit dezelfde — en mogelijk overbodige — gegevens opvraagt.
Bewaar vragen en updates als opmerkingen
Een taak beschrijft wat nog moet gebeuren. Een opmerking bewaart juist de vraag, uitleg of update die medewerkers en eventueel gidsen bij de boeking nodig hebben.
Daarom worden opmerkingen afzonderlijk beheerd. Je kan bepalen of een nieuwe opmerking alleen voor het interne team zichtbaar is of ook met de betrokken gidsen wordt gedeeld.
Meer daarover lees je bij het bewaren van interne opmerkingen en verzonden communicatie bij het juiste dossier.
Maak een bruikbare overdracht voor de uitvoering
Voor de voorbereiding of uitvoering kan je vanuit de boeking een beknopte boekings-PDF of een operationeel manifest maken.
Het document brengt de relevante boekings- en deelnemersgegevens samen. Dat is bijvoorbeeld nuttig wanneer dispatch informatie moet overdragen aan een uitvoerder of wanneer een activiteit een deelnemerslijst vereist.
Welke gevoelige identificatiegegevens in het document mogen verschijnen, hangt af van de GDPR-instellingen van je organisatie. Zo kan je centraal bepalen of bijvoorbeeld een ID-kaartnummer in operationele documenten wordt opgenomen.
Na de overdracht kan je de werkelijke uitvoering en deelnemersaanwezigheid afzonderlijk registreren.
Gebruik taken en notities niet als auditlog
Taken, notities, opmerkingen en documenten bewaren gerichte operationele context. Ze vormen geen volledige wijzigingshistoriek van alles wat ooit in de boeking werd aangepast.
Eguide registreert dus niet automatisch voor ieder veld de oude waarde, nieuwe waarde, gebruiker en het tijdstip van de wijziging.
Gerichte historiek blijft wel beschikbaar waar die afzonderlijk wordt bijgehouden, zoals bij communicatie, gidsreacties, facturen en betalingen.
Veelgestelde vragen over taken en overdrachtsinformatie
Praktische antwoorden over je voorbereiding.
Ja. Je kan vrije teksttaken bij de boeking bewaren.
In het boekingenoverzicht kan je vervolgens filteren op dossiers waaraan een taak is toegevoegd.
Een notitie kan voor een bepaalde datum, tijd of langere periode worden ingesteld.
Wanneer een medewerker tijdens het aanmaken van een boeking een passende rondleiding, datum en tijd kiest, verschijnt de relevante notitie.
Ja. Een centrale notitie kan worden gekoppeld aan onder meer een stad, type rondleiding, tag of eigen selectie van rondleidingen.
Voor het opslaan zie je welke rondleidingen door de ingestelde regel worden geraakt.
Nee. Interne notities zijn bedoeld voor de operationele planning.
Instructies die de klant wel moet ontvangen, worden afzonderlijk als klantgerichte informatie bewaard en kunnen in voorstellen of klantdocumenten verschijnen.
Ja, wanneer het deelnemersformulier voor de rondleiding is ingeschakeld.
Wanneer er geen formulier nodig is, toont het dossier duidelijk dat deze functie voor de gekozen rondleiding niet actief is.
Het document bevat de relevante boekings- en deelnemersgegevens voor de operationele overdracht.
Of gevoelige identificatievelden, zoals een ID-kaartnummer, worden opgenomen, hangt af van de GDPR-configuratie van je organisatie.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag welke informatie je team voor de voorbereiding en uitvoering nodig heeft.