Van Excel en Outlook naar één systeem

Korei organiseert rondleidingen en activiteiten en krijgt daardoor heel wat planning, administratie en communicatie te verwerken. Lange tijd gebeurde dat met een combinatie van Outlook en Excel. Naarmate de werking groeide, raakte informatie daardoor steeds meer verspreid over verschillende plaatsen.

We spraken met Koen Maes van Korei op het moment dat de organisatie volop bezig was met de overstap naar Eguide. We vroegen hem waarom Korei voor Eguide koos, hoe de implementatie verliep en wat hij van de nieuwe manier van werken verwachtte.

Van losse informatie naar één centrale omgeving

Voor de overstap werkte Korei hoofdzakelijk met Outlook en Excel. Dat werkte, maar zorgde er ook voor dat informatie op verschillende plaatsen terechtkwam.

“Ik zocht een systeem dat alles op één plaats samenbracht en dat specifiek ontwikkeld was voor een gidsenorganisatie. Zo hoefden we niet zelf van nul uit te denken hoe al die processen in elkaar moesten zitten.”

Een alternatief was om zelf een oplossing te laten ontwikkelen. Maar dat betekent niet alleen software laten bouwen. Je moet ook zelf bepalen welke processen, stappen en uitzonderingen het systeem allemaal moet ondersteunen.

Bij Eguide herkende Korei veel van zijn bestaande werking al in de software.

“Met Eguide ontdekte ik een systeem dat eigenlijk al grotendeels klaar was om mee te werken.”

Op het moment van het interview zat Korei nog midden in de overgang. De oude en nieuwe manier van werken liepen tijdelijk naast elkaar, met als doel om daarna volledig vanuit Eguide te werken.

Software die aansluit bij de dagelijkse werking

Een nieuw systeem invoeren vraagt altijd aanpassing. Voor Korei was het daarom belangrijk dat de software niet volledig losstond van de manier waarop de organisatie al werkte.

“Het is natuurlijk altijd even zoeken, maar over het algemeen is Eguide al sterk ontwikkeld rond de manier waarop wij werken. Dat is een meevaller.”

Eguide brengt verschillende onderdelen van de werking samen in één centrale beheeromgeving. Boekingen, planning, gidsenbeheer, klantenbeheer en financiële opvolging kunnen zo veel nauwer op elkaar aansluiten.

Voor Korei zat de meerwaarde dan ook niet in één afzonderlijke functie.

“Het is vooral de combinatie die interessant is”

Op de vraag welke functie van Eguide voor hem het belangrijkst was, kon Koen moeilijk één onderdeel aanwijzen.

“Dat is een moeilijke vraag. Het is vooral de combinatie van veel functies op één plaats. De communicatie met gidsen wordt eenvoudiger, facturatie is natuurlijk ook belangrijk en je hebt een overzicht van de vergoedingen die je aan gidsen moet betalen. Het zijn verschillende functies samen die het interessant maken.”

Net die samenhang is belangrijk voor organisaties die anders informatie tussen verschillende bestanden, mailboxen en systemen moeten verplaatsen.

Een boeking staat niet los van de planning. De planning staat niet los van de gids die de rondleiding uitvoert. En die uitvoering hangt op haar beurt samen met communicatie en de vergoeding van de gids.

Door die gegevens binnen dezelfde werking te beheren, hoeft Korei minder informatie handmatig van de ene plaats naar de andere over te brengen.

Ook de gidsen werken vanuit Eguide

Naast de centrale beheeromgeving heeft Eguide ook een afzonderlijk Guide Portal voor gidsen.

Daar kunnen gidsen hun opdrachten bekijken, erop reageren en de informatie raadplegen die ze nodig hebben voor hun werk. Zo hoeft niet iedereen toegang te krijgen tot de volledige administratieve omgeving van de organisatie.

Volgens Korei maakt die afbakening het systeem voor gidsen ook eenvoudiger.

“Voor gidsen is het grootste deel vrij vanzelfsprekend, omdat zij veel minder functies nodig hebben.”

Dat was voor Korei een belangrijk aandachtspunt. Een digitaal systeem werkt uiteindelijk alleen goed als niet alleen de administratie, maar ook de mensen die ermee moeten werken hun weg erin vinden.

Begeleiding tijdens de overstap

Hoewel veel functies volgens Koen vanzelf duidelijk werden, kwamen er tijdens de implementatie uiteraard vragen naar boven.

Daarbij speelde de ondersteuning vanuit Eguide een belangrijke rol.

“Ik heb heel goede ondersteuning gekregen van Onno, die mijn vragen heel geduldig beantwoordt. Voor het grootste deel wijst het systeem zichzelf uit. Soms is het nog even zoeken, maar we komen er wel.”

Ook de directe communicatie waardeerde hij.

“Als ik een vraag heb, kan ik die stellen en krijg ik een antwoord. Dat is natuurlijk heel prettig.”

Tijdens het gebruik verzamelde Korei bovendien verschillende ideeën en verbeterpunten.

“Ik denk dat sommige van onze vragen ook interessant kunnen zijn voor andere huidige of toekomstige klanten van Eguide.”

Minder tijd kwijt aan administratie

Op het moment van het interview was het nog te vroeg om de uiteindelijke tijd- of kostenbesparing exact te berekenen. Korei was immers nog bezig met de implementatie.

Koen verwachtte wel dat de nieuwe manier van werken een duidelijk verschil zou maken.

“Het is nog te vroeg om daar een exact cijfer op te plakken en het is moeilijk te berekenen. Maar mijn gevoel zegt dat we op administratief werk 25 tot 30 procent tijd kunnen besparen tegenover vroeger.”

Die 25 tot 30 procent was op dat moment een verwachting van Korei, geen gemeten resultaat. De belangrijkste verandering was vooral dat minder werk over verschillende systemen verspreid hoefde te worden.

Waarom Korei voor Eguide koos

Voor Koen speelde ook mee dat Eguide specifiek ontwikkeld is voor organisaties die rondleidingen en activiteiten organiseren.

Wie zelf software laat ontwikkelen, moet niet alleen de ontwikkeling betalen, maar ook zelf bepalen hoe de volledige werking vertaald moet worden naar een digitaal systeem.

“Ik denk dat ik mijn huiswerk behoorlijk goed heb gedaan. Er zijn weinig alternatieven. Ofwel moet je zelf iets van nul ontwerpen en daar kruipt veel denkwerk en geld in, ofwel vertrek je van een systeem waarin het grootste werk al gedaan is.”

Voor gidsenorganisaties die verder willen groeien, zag hij daarom vooral voordelen in software die al vertrekt vanuit de dagelijkse realiteit van rondleidingen, gidsen en boekingen.

Samen verder bouwen

Tijdens het interview was Korei nog niet aan het eindpunt van de implementatie. Er waren nog verbeterpunten en beide partijen waren nog volop aan het leren.

Voor Koen maakte ook die samenwerking deel uit van het traject.

“Ik heb al tegen Onno gezegd dat het heel fijn is om zo samen te werken en iets op te bouwen. Ik hoop dat we dat kunnen blijven doen en er samen een succesverhaal van kunnen maken.”

Voor Korei betekende de overstap vooral een beweging weg van een werking verspreid over Excel, Outlook en verschillende informatiestromen, naar één centrale omgeving voor de organisatie van rondleidingen.

Lees ook het volledige succesverhaal van Korei.

Wil je bekijken hoe Eguide boekingen, planning en gidsenbeheer binnen jouw organisatie kan samenbrengen? Vraag een demo aan link to demo.