Guides de Gand : d'Access à un logiciel moderne

Gentse Gidsen [lien vers les détails du cas : Gentse Gidsen] organise des visites guidées à Gand et s'appuie pour cela sur un vaste réseau de guides. Ces visites guidées impliquent un travail administratif considérable : suivre les disponibilités, planifier les interventions des guides, gérer les visites et veiller à ce que le suivi financier soit correct.

Pendant des années, une grande partie de ce fonctionnement s'est appuyée sur Microsoft Access. Lorsque le système existant est devenu techniquement obsolète, Code-on a été sollicité pour développer une nouvelle solution sur mesure.

Ce projet n'a pas seulement permis de moderniser Gentse Gidsen. Les enseignements que nous en avons tirés ont également contribué, par la suite, au développement d'Eguide.

D'un système obsolète à une solution sur mesure

Le système Access existant avait fait ses preuves pendant des années, mais commençait à montrer de plus en plus de limites.

La mission ne consistait donc pas simplement à recréer le même logiciel en utilisant une technologie plus récente.

Nous avons dû réexaminer le fonctionnement quotidien de « Gentse Gidsen » : de quelles informations le secrétariat a-t-il besoin ? Comment la disponibilité des guides est-elle suivie ? Comment les visites guidées sont-elles attribuées ? Et de quelles informations les guides ont-ils eux-mêmes besoin ?

Sur cette base, Code-on a mis au point une nouvelle solution sur mesure pour l'organisation.

Pour découvrir les résultats concrets et l'expérience de Gentse Gidsen, vous pouvez lire le témoignage complet du client.

Toutes les agences de guides ne fonctionnent pas de la même manière

« Gentse Gidsen » n'était pas le premier projet dans le cadre duquel Code-on avait développé un logiciel pour une organisation proposant des visites guidées.

Nous avions déjà développé des solutions sur mesure pour Vizit.

Les deux organisations avaient en partie les mêmes besoins, mais leur fonctionnement quotidien différait nettement.

Un fonctionnement différent, des priorités différentes

Chez Vizit, la planification détaillée des journées et la collaboration avec des partenaires externes, entre autres, ont joué un rôle important.

Chez Gentse Gidsen, l'accent était davantage mis sur les visites guidées plus courtes, la disponibilité des guides et l'affectation efficace des missions.

Cette différence était importante.

Cela a montré qu'un logiciel dédié aux visites guidées ne peut pas simplement imposer un seul et même processus de travail. Dans le même temps, certains processus revenaient sans cesse : les réservations, la planification, les guides, les clients et le suivi financier.

La planification des guides : un enjeu central

Pour « Gentse Gidsen », le secrétariat devait pouvoir voir rapidement quels guides étaient disponibles et qui était affecté à quelle visite guidée.

Les guides eux-mêmes devaient également avoir une vue d'ensemble de leur propre planning.

Cette distinction entre l'administration centrale et les informations dont un guide a besoin se retrouve encore aujourd'hui dans Eguide.

La planification des guides fait partie des activités centrales, tandis que les guides peuvent suivre leurs propres missions et les informations pertinentes via le Guide Portal.

La plateforme Eguide actuelle n'est pas le même système que celui qui avait été développé sur mesure à l'époque pour les Guides de Gand. Mais les défis opérationnels que nous avons appris à connaître au cours de ces projets restent tout à fait reconnaissables.

Le site web devait lui aussi s'adapter

La mission ne se limitait pas à la simple gestion administrative interne.

Gentse Gidsen souhaitait également offrir aux visiteurs la possibilité de réserver une visite guidée via le site web et de payer directement.

Cela a soulevé une deuxième question importante : comment s'assurer que les actions d'un visiteur sur le site web correspondent bien au fonctionnement opérationnel en coulisses ?

Après tout, une réservation en ligne n'est pas une fin en soi.

Il faut ensuite planifier la visite guidée, désigner un guide et s'occuper des formalités administratives qui s'ensuivent.

Ce lien reste important aujourd'hui encore

Au sein d'Eguide également, cette relation entre le site web et le back-office revêt une grande importance.

Les organisations peuvent créer un lien direct vers le processus de réservation en ligne depuis leur site web existant.

Un site web externe peut également utiliser, via l'API, notamment les offres, les disponibilités et les prix provenant d'Eguide.

Code-on continue par ailleurs à développer des sites web et des logiciels sur mesure. Un site web entièrement intégré peut être créé en tant que service distinct, en complément d'Eguide.

Ce que nous avons retenu de ce projet

Des projets tels que « Gentse Gidsen » et « Vizit » ont montré que les organisations proposant des visites guidées sont souvent confrontées aux mêmes types de problèmes.

Le fonctionnement précis varie, mais de nombreux éléments reviennent régulièrement :

• réservations ;
• planification ;
• guides et disponibilités ;
• données clients ;
• prix et paiements ;
• suivi financier ;
• et le lien vers le site web.

Dans le cas d'une solution sur mesure, il faut analyser et développer ces éléments à nouveau pour chaque organisation.

C'est parfois exactement ce qu'il faut. Aujourd'hui encore, Code-on développe des logiciels sur mesure lorsque les processus spécifiques d'une organisation l'exigent.

Mais pour de nombreuses organisations, il s'est avéré qu'il existait également suffisamment de points communs pour aller plus loin dans la réflexion.

De l'expérience sur mesure à Eguide

L'expérience acquise dans le cadre de divers projets menés pour des associations de guides a ainsi contribué à la création d'Eguide.

Au lieu de développer à chaque fois entièrement les mêmes processus de base, nous avons pu les regrouper au sein d'une plateforme SaaS spécialisée.

Aujourd'hui, Eguide prend notamment en charge les réservations, la planification, la gestion des guides, la gestion de la clientèle et le suivi financier.

Les organisations peuvent ainsi s'appuyer sur des logiciels déjà conçus pour leur type d'activité, sans avoir à recourir à un projet de développement sur mesure pour l'ensemble de la base.

Solutions sur mesure et SaaS : une coexistence harmonieuse

L'histoire de Gentse Gidsen montre également que les solutions sur mesure et le SaaS ne sont pas nécessairement incompatibles.

Les solutions sur mesure développées par Code-on au fil des ans nous ont permis de mieux comprendre le fonctionnement réel de différentes organisations.

Ces connaissances ont ensuite pu être mises à profit pour soutenir les processus communs dans Eguide.

Et lorsqu'une organisation a aujourd'hui des besoins numériques qui ne sont pas couverts par Eguide, le recours à un logiciel sur mesure reste une option.

Ainsi, les deux partent de la même question : quel logiciel correspond le mieux au fonctionnement de l'organisation ?

Découvrez l'intégralité de l'histoire à succès de Gentse Gidsen ou découvrez ce qu'Eguide peut vous offrir aujourd'hui.