Uit de praktijk

Gentse Gidsen: van Access naar moderne software

Hoe maatwerk voor Gentse Gidsen mee richting gaf aan Eguide.

Gentse Gidsen [link to case detail: Gentse Gidsen] organiseert rondleidingen in Gent en werkt daarvoor met een groot netwerk van gidsen. Achter die rondleidingen zit heel wat administratie: beschikbaarheden opvolgen, gidsen inplannen, rondleidingen beheren en zorgen dat de financiële opvolging klopt.

Jarenlang steunde een belangrijk deel van die werking op Microsoft Access. Toen het bestaande systeem technisch verouderd raakte, kreeg Code-on de vraag om een nieuwe maatwerkoplossing te ontwikkelen.

Dat project werd niet alleen een modernisering voor Gentse Gidsen. De inzichten die we er opdeden, droegen later ook mee bij aan de ontwikkeling van Eguide.

Van een verouderd systeem naar maatwerk

Het bestaande Access-systeem had jarenlang zijn werk gedaan, maar begon steeds meer beperkingen te vertonen.

De opdracht was daarom niet simpelweg om dezelfde software opnieuw te bouwen met nieuwere technologie.

We moesten opnieuw kijken naar de dagelijkse werking van Gentse Gidsen: welke informatie heeft het secretariaat nodig? Hoe wordt de beschikbaarheid van gidsen opgevolgd? Hoe worden rondleidingen toegewezen? En welke informatie hebben de gidsen zelf nodig?

Op basis daarvan bouwde Code-on een nieuwe oplossing op maat van de organisatie.

Voor het concrete resultaat en de ervaring van Gentse Gidsen zelf kun je het volledige klantverhaal lezen.

Niet iedere gidsenorganisatie werkt hetzelfde

Gentse Gidsen was niet het eerste project waarbij Code-on software voor een organisatie met rondleidingen bouwde.

Eerder ontwikkelden we al maatwerk voor Vizit.

De twee organisaties hadden deels dezelfde noden, maar hun dagelijkse werking verschilde duidelijk.

Andere werking, andere prioriteiten

Bij Vizit speelde onder andere uitgebreide dagplanning en samenwerking met externe partners een belangrijke rol.

Bij Gentse Gidsen lag de nadruk meer op kortere rondleidingen, de beschikbaarheid van gidsen en het efficiënt toewijzen van opdrachten.

Dat verschil was belangrijk.

Het liet zien dat software voor rondleidingen niet zomaar één vaste workflow kan opleggen. Tegelijk kwamen bepaalde processen telkens opnieuw terug: boekingen, planning, gidsen, klanten en financiële opvolging.

Gidsenplanning als centrale uitdaging

Voor Gentse Gidsen moest het secretariaat snel kunnen zien welke gidsen beschikbaar waren en wie aan welke rondleiding gekoppeld was.

Ook de gidsen zelf moesten zicht krijgen op hun eigen planning.

Die scheiding tussen de centrale administratie en de informatie die een gids nodig heeft, zien we vandaag nog terug in Eguide.

Gidsenplanning maakt deel uit van de centrale werking, terwijl gidsen via het Guide Portal hun eigen opdrachten en relevante informatie kunnen opvolgen.

Het huidige Eguide-platform is niet hetzelfde systeem dat destijds voor Gentse Gidsen op maat werd gebouwd. Maar de operationele uitdagingen die we tijdens zulke projecten leerden kennen, zijn wel herkenbaar gebleven.

Gidsen slimmer plannen?

Breng planning en gidsen samen in Eguide.

Ontdek gidsenbeheer Plan een demo

Ook de website moest aansluiten

De opdracht ging verder dan alleen interne administratie.

Gentse Gidsen wilde bezoekers ook de mogelijkheid bieden om via de website een rondleiding te boeken en rechtstreeks te betalen.

Dat bracht een tweede belangrijke vraag naar voren: hoe zorg je ervoor dat wat een bezoeker op de website doet, goed aansluit op de operationele werking achter de schermen?

Een online boeking is immers niet het eindpunt.

Daarna moet de rondleiding ingepland worden, moet er een gids worden toegewezen en volgt verdere administratie.

Die verbinding is vandaag nog steeds belangrijk

Ook binnen Eguide is die relatie tussen website en backoffice belangrijk.

Organisaties kunnen vanuit hun bestaande website rechtstreeks naar de online bookingflow linken.

Een externe website kan daarnaast via de API onder meer aanbod, beschikbaarheid en prijzen uit Eguide gebruiken.

Code-on ontwikkelt bovendien nog steeds websites en maatwerksoftware. Een volledig geïntegreerde website kan als afzonderlijke service naast Eguide worden gebouwd.

Wat we uit het project meenamen

Projecten zoals Gentse Gidsen en Vizit maakten duidelijk dat organisaties met rondleidingen vaak tegen dezelfde categorieën van problemen aanlopen.

De precieze werking verschilt, maar veel bouwstenen keren terug:

boekingen;
planning;
gidsen en beschikbaarheid;
klantgegevens;
prijzen en betalingen;
financiële opvolging;
en de verbinding met de website.

Bij maatwerk moet je die onderdelen voor iedere organisatie opnieuw analyseren en ontwikkelen.

Dat is soms precies wat nodig is. Code-on bouwt vandaag nog steeds maatwerksoftware wanneer een organisatie specifieke processen heeft die daar om vragen.

Maar voor veel organisaties bleek er ook voldoende gemeenschappelijke basis te bestaan om verder te denken.

Van maatwerkervaring naar Eguide

De ervaring uit verschillende projecten voor gidsenorganisaties droeg zo mee bij aan het ontstaan van Eguide.

In plaats van dezelfde basisprocessen telkens volledig opnieuw te ontwikkelen, konden we ze samenbrengen in een gespecialiseerd SaaS-platform.

Eguide ondersteunt vandaag onder andere boekingen, planning, gidsenbeheer, klantenbeheer en financiële opvolging.

Organisaties kunnen zo vertrekken vanuit software die al voor hun type werking is opgebouwd, zonder voor de volledige basis een maatwerktraject nodig te hebben.