Facturation Peppol avec Eguide
Découvrez les changements apportés par Peppol et comment fonctionne la facturation électronique dans Eguide.
Qu'est-ce que Peppol ?
Dans le cas d'une facture PDF classique, le destinataire reçoit essentiellement un document numérique qu'il doit lire ou traiter. Une facture électronique structurée, en revanche, contient les données dans un format convenu, ce qui permet aux systèmes comptables et de facturation de reconnaître et de traiter automatiquement ces informations.
Pensez à des informations telles que :
- l'expéditeur et le destinataire ;
- numéro et date de la facture ;
- montants ;
- Au fait ;
- lignes de facture ;
- et les informations de paiement.
Cela rend les échanges entre les différents systèmes beaucoup plus cohérents.
Peppol est bien plus qu'un simple format de fichier
Peppol ne se contente pas de définir la structure des données. Il met également à disposition un réseau permettant aux expéditeurs et aux destinataires d'échanger des documents électroniques en toute sécurité.
Pour cela, vous n'êtes pas obligé d'utiliser le même système de comptabilité ou de facturation que votre client.
Les systèmes communiquent entre eux via le réseau Peppol.
Pourquoi la facturation électronique est-elle devenue obligatoire ?
Les factures électroniques structurées permettent d'éviter une grande partie du travail manuel.
Lorsque les données peuvent être traitées automatiquement, il est moins souvent nécessaire de saisir à nouveau les montants, les numéros de TVA, les numéros de facture et d'autres informations.
Cela peut réduire les erreurs et simplifier le traitement entre l'expéditeur, le destinataire et le service comptable.
Moins de tâches manuelles liées à la facturation ?
Gérez votre suivi financier depuis Eguide.
Peppol et Eguide
La facturation fait partie du suivi financier global dans Eguide.
Une réservation contient les données et les lignes de commande sur lesquelles votre facture peut être établie. Un employé choisit ensuite les lignes de commande à facturer et établit la facture.
Dans Eguide, les factures sont toujours créées et envoyées délibérément par un collaborateur. Le système ne génère donc pas automatiquement une facture dès qu'une personne réserve une visite guidée.
Une fois Peppol configuré pour votre organisation, Eguide peut être utilisé pour envoyer une facture conforme par voie électronique via Peppol.
Vous gardez le contrôle sur ce que vous envoyez
Cette méthode correspond à la manière dont la facturation est organisée dans Eguide.
Une commande peut, par exemple, comporter plusieurs factures. Il peut s'agir d'une facture d'acompte, d'une facture de solde ou d'une facture complémentaire en cas de modification ultérieure de la commande.
Les notes de crédit peuvent également être utilisées lorsqu'une facture existante doit être corrigée.
L'employé garde donc le contrôle sur ce qui est facturé, ainsi que sur le moment où la facture est établie et envoyée.
Peppol n'est pas indépendant de vos données clients
Pour une facturation correcte, il faut également disposer de données exactes concernant les clients et les entreprises.
Eguide gère les organisations ainsi que leurs coordonnées et leurs informations de facturation dans son module de gestion de la clientèle.
Pour les organisations, il est également possible de conserver les données Peppol pertinentes.
Ainsi, les données clients, les réservations et la facturation s'intègrent parfaitement dans un même processus.
De la réservation à la facture
Peppol modifie principalement la manière dont une facture électronique est échangée entre les systèmes.
Les étapes nécessaires à cet effet restent tout aussi importantes.
Un client réserve ou demande une visite guidée. La réservation est suivie dans Eguide. Les éventuelles modifications sont prises en compte et, au moment de la facturation, un employé détermine quelles lignes de commande doivent figurer sur la facture.
La facture peut ensuite être envoyée par le canal approprié.
C'est précisément pour cette raison que la facturation n'est pas traitée comme un module indépendant au sein d'Eguide : elle s'appuie en effet sur les données générées précédemment dans le cadre des opérations courantes.
Facturation électronique à partir du même système
Le passage à la facturation électronique structurée ne signifie donc pas nécessairement que vous deviez mettre en place un processus distinct en plus de vos activités quotidiennes.
Avec Eguide, les réservations, les données clients et le suivi financier restent interconnectés, tandis que Peppol permet d'envoyer des factures électroniques conformes via le réseau prévu à cet effet.
C'est ainsi que le canal d'expédition évolue, sans que votre facturation ait à être dissociée du reste de votre organisation.
Vous souhaitez voir comment les réservations et le suivi financier s'intègrent dans Eguide ? Découvrez nos fonctionnalités ou demandez une démonstration.
