Peppol-facturatie met Eguide
Ontdek wat Peppol verandert en hoe elektronische facturatie in Eguide werkt.
Wat is Peppol?
Bij een klassieke pdf-factuur krijgt de ontvanger in essentie een digitaal document dat gelezen of verwerkt moet worden. Een gestructureerde elektronische factuur bevat de gegevens daarentegen in een afgesproken formaat, zodat boekhoud- en facturatiesystemen die informatie automatisch kunnen herkennen en verwerken.
Denk aan gegevens zoals:
- de verzender en ontvanger;
- factuurnummer en factuurdatum;
- bedragen;
- btw;
- factuurlijnen;
- en betalingsinformatie.
Dat maakt de uitwisseling tussen verschillende systemen veel consistenter.
Peppol is meer dan een bestandsformaat
Peppol bepaalt niet alleen hoe gegevens worden gestructureerd. Het voorziet ook in een netwerk waarmee verzenders en ontvangers elektronische documenten veilig kunnen uitwisselen.
Je hoeft daarbij niet hetzelfde boekhoud- of facturatiesysteem te gebruiken als je klant.
De systemen communiceren met elkaar via het Peppol-netwerk.
Waarom werd elektronische facturatie verplicht?
Gestructureerde elektronische facturen kunnen veel handmatig werk vermijden.
Wanneer gegevens automatisch kunnen worden verwerkt, hoeven bedragen, btw-nummers, factuurnummers en andere gegevens minder vaak opnieuw ingevoerd te worden.
Dat kan fouten verminderen en de verwerking tussen verzender, ontvanger en boekhouding vereenvoudigen.
Minder handmatig factuurwerk?
Beheer je financiële opvolging vanuit Eguide.
Peppol en Eguide
Facturatie maakt deel uit van de bredere financiële opvolging in Eguide.
Een boeking bevat de gegevens en orderlijnen waarop je factuur gebaseerd kan worden. Een medewerker kiest vervolgens welke orderlijnen gefactureerd worden en maakt de factuur aan.
Facturen worden binnen Eguide altijd bewust door een medewerker aangemaakt en verzonden. Het systeem maakt dus niet automatisch een factuur zodra iemand een rondleiding boekt.
Wanneer Peppol voor je organisatie is geconfigureerd, kan Eguide worden gebruikt om een geschikte factuur elektronisch via Peppol te verzenden.
Je behoudt controle over wat je verstuurt
Die werkwijze past bij hoe facturatie in Eguide is opgebouwd.
Een boeking kan bijvoorbeeld meerdere facturen bevatten. Denk aan een voorschotfactuur, een saldofactuur of een aanvullende factuur wanneer er later iets aan de boeking verandert.
Ook creditnota's kunnen gebruikt worden wanneer een bestaande factuur gecorrigeerd moet worden.
De medewerker behoudt dus controle over wat er gefactureerd wordt en wanneer de factuur wordt aangemaakt en verstuurd.
Peppol staat niet los van je klantgegevens
Voor correcte facturatie zijn ook correcte klant- en bedrijfsgegevens nodig.
Eguide houdt organisaties en hun contact- en facturatiegegevens bij binnen het klantenbeheer.
Voor organisaties kunnen daarnaast relevante Peppol-gegevens worden bijgehouden.
Zo sluiten klantgegevens, boekingen en facturatie op elkaar aan in dezelfde werking.
Van boeking tot factuur
Peppol verandert vooral de manier waarop een elektronische factuur tussen systemen wordt uitgewisseld.
De stappen daarvoor blijven minstens even belangrijk.
Een klant boekt of vraagt een rondleiding aan. De boeking wordt opgevolgd in Eguide. Eventuele wijzigingen worden verwerkt en wanneer het tijd is om te factureren, bepaalt een medewerker welke orderlijnen op de factuur terechtkomen.
Daarna kan de factuur via het geschikte kanaal worden verstuurd.
Dat is precies waarom facturatie binnen Eguide niet als een losstaand onderdeel wordt behandeld: ze bouwt verder op de gegevens die eerder in de operationele werking zijn ontstaan.
Elektronisch factureren vanuit dezelfde werking
De overstap naar gestructureerde elektronische facturatie hoeft dus niet te betekenen dat je naast je dagelijkse werking nog een afzonderlijk proces moet opzetten.
Met Eguide blijven boekingen, klantgegevens en financiële opvolging met elkaar verbonden, terwijl Peppol het mogelijk maakt om geschikte elektronische facturen via het daarvoor voorziene netwerk te versturen.
Zo verandert het verzendkanaal, zonder dat je facturatie los hoeft te komen te staan van de rest van je organisatie.
Wil je bekijken hoe boekingen en financiële opvolging samenkomen in Eguide? Ontdek onze features of vraag een demo aan.
