Digitale transformatie voor gidsenorganisaties

Maak je werking digitaler zonder er extra complexiteit aan toe te voegen.

Digitale transformatie klinkt al snel als een groot technologisch project. Maar voor organisaties die rondleidingen en activiteiten aanbieden, begint het vaak veel eenvoudiger.

Een spreadsheet voor boekingen. Een aparte agenda voor de planning. E-mails naar gidsen. Klantgegevens in nog een ander bestand.

Elk hulpmiddel kan op zichzelf prima werken. Het wordt moeilijker wanneer dezelfde informatie voortdurend tussen verschillende plaatsen moet worden bijgehouden.

Digitaliseren betekent daarom niet noodzakelijk dat je méér technologie nodig hebt. Vaak gaat het er net om dat bestaande processen beter op elkaar aansluiten.

Kijk eerst naar je dagelijkse processen

Nieuwe software invoeren heeft weinig zin als niet duidelijk is welk probleem je ermee wilt oplossen.

Kijk daarom eerst naar de stappen die je organisatie iedere dag opnieuw doorloopt.

Hoe komt een aanvraag binnen? Waar wordt de boeking geregistreerd? Wie controleert de planning? Hoe wordt een gids gecontacteerd? Waar staan de klantgegevens? En wat gebeurt er achteraf met betalingen en facturen?

Daar zitten vaak de grootste kansen voor verbetering.

Zoek naar dubbele handelingen

Een duidelijk signaal is informatie die meerdere keren handmatig moet worden ingevoerd.

Als een klant zijn gegevens al heeft doorgegeven bij een boeking, wil je die bijvoorbeeld niet opnieuw uit een e-mail moeten kopiëren naar je planning en later nog eens naar je administratie.

Hetzelfde geldt voor data, groepen, talen, prijzen en gidsen.

Hoe vaker dezelfde gegevens opnieuw moeten worden overgenomen, hoe groter de kans op fouten en verloren tijd.

Breng samen wat bij elkaar hoort

Een boeking staat niet los van de rest van je werking.

De gekozen datum heeft gevolgen voor de planning. Het aantal groepen kan bepalen hoeveel gidsen nodig zijn. Klantgegevens worden later opnieuw gebruikt voor communicatie en financiële opvolging.

Daarom brengt Eguide boekingen, planning, gidsenbeheer, klantenbeheer en financiële opvolging samen binnen hetzelfde platform.

Het doel is niet om ieder proces volledig automatisch te laten verlopen.

Het doel is dat informatie die al beschikbaar is ook verder in de werking gebruikt kan worden.

Laat klanten zelf de eerste stap zetten

Ook de manier waarop boekingen binnenkomen kan deel uitmaken van je digitalisering.

Wanneer iedere aanvraag via e-mail of telefoon binnenkomt, moet een medewerker vaak zelf alle gegevens verzamelen en invoeren.

Met de online bookingflow kunnen klanten zelf beschikbare opties kiezen en hun gegevens doorgeven.

Eguide gebruikt daarbij de beschikbaarheid, capaciteit en prijzen die in het systeem zijn ingesteld.

Een medewerker behoudt daarna de controle over de verdere operationele opvolging.

Geef gidsen toegang tot wat zij nodig hebben

Digitalisering werkt beter wanneer niet alle informatie via één medewerker moet passeren.

Gidsen hoeven bijvoorbeeld niet telkens te bellen of mailen om hun opdrachten te kennen.

Via het Guide Portal kunnen ze hun eigen opdrachten en relevante praktische informatie bekijken, reageren op opdrachten en hun beschikbaarheid beheren.

De centrale administratie blijft bij de organisatie, terwijl gidsen toegang krijgen tot het deel van de werking dat voor hen belangrijk is.

Je hoeft niet alles tegelijk te veranderen

Een digitale transformatie hoeft geen project te zijn waarbij je op één dag je volledige organisatie omgooit.

Begin met de processen die vandaag het meeste dubbel werk of onduidelijkheid veroorzaken.

Dat kan bijvoorbeeld de planning zijn. Of het verwerken van online aanvragen. Of de communicatie met gidsen.

Van daaruit kun je andere onderdelen stap voor stap beter met elkaar verbinden.

Technologie moet bij je werking passen

Niet iedere organisatie heeft bovendien exact dezelfde software nodig.

Voor veel processen rond rondleidingen en activiteiten biedt Eguide een bestaande gespecialiseerde basis.

Daarnaast ontwikkelt Code-on nog steeds websites en maatwerksoftware wanneer een organisatie digitale noden heeft die buiten die standaardwerking vallen.

Een bestaande website kan bijvoorbeeld rechtstreeks naar Eguide linken, via de API gegevens uitwisselen of vervangen worden door een volledig geïntegreerde website.

De technologie is dus geen doel op zich. Ze moet passen bij wat de organisatie probeert te bereiken.

Digitaliseren om eenvoudiger te werken

Digitale transformatie hoeft voor een gidsenorganisatie niet te draaien om de nieuwste technologie.

De grootste winst zit vaak in veel praktischere verbeteringen.

Minder dubbele invoer. Minder zoeken naar informatie. Een duidelijker overzicht van boekingen en planning. Gidsen die zelf hun opdrachten kunnen opvolgen. En gegevens die verder gebruikt kunnen worden voor de administratieve afhandeling.

Dat is uiteindelijk waar goede digitalisering om draait: technologie gebruiken om je werking eenvoudiger te maken, niet ingewikkelder.

Wil je bekijken welke processen binnen jouw organisatie slimmer kunnen worden georganiseerd? Vraag een demo aan.