Beheer rondleidingen en activiteiten in één platform
Bewaar de vaste gegevens van elke rondleiding of activiteit op één plek. Bij een nieuwe aanvraag vertrekt je team meteen van de juiste duur, locaties, groepsregels en klantinformatie.
Vertrek telkens van de juiste gegevens
Voor iedere rondleiding of activiteit keren dezelfde praktische vragen terug:
- Waar start en eindigt de activiteit?
- Hoelang duurt ze?
- Hoe groot mag een groep zijn?
- Wat is inbegrepen?
- Welke informatie hebben deelnemers vooraf nodig?
In Eguide bewaar je die gegevens bij de activiteit zelf. Je team hoeft ze daardoor niet telkens opnieuw op te zoeken in oude offertes, losse documenten of e-mails.
Ook collega’s die de activiteit minder goed kennen, vinden meteen de juiste informatie. Ze hoeven niet eerst na te vragen wat gebruikelijk is of welke versie van een document nog actueel is.
Zo wordt wat je aanbiedt niet afhankelijk van het geheugen van één medewerker.
Een nieuwe aanvraag? De basis ligt al klaar
Wanneer een klant een aanvraag indient, hoef je niet opnieuw te beginnen. Je kiest de juiste activiteit en vult alleen nog de gegevens van deze boeking aan, zoals:
- de datum en het tijdstip;
- het aantal deelnemers;
- de contactgegevens van de klant;
- eventuele afwijkende afspraken.
De gebruikelijke duur, locaties en klantinformatie staan al klaar. Dat bespaart tijd en verkleint de kans dat iemand verouderde informatie uit een eerdere boeking overneemt.
Moet de boeking later nog worden aangepast? Dan blijft alle opvolging gebundeld in Beheer boekingen vanuit één werkplek.
Een uitzondering blijft een uitzondering
Niet iedere klant wil exact dezelfde rondleiding. Een groep wil misschien op een andere plaats starten, vroeger vertrekken of langer onderweg zijn.
Je past dan alleen de concrete boeking aan. De vaste gegevens van de activiteit blijven ongewijzigd voor alle volgende aanvragen.
Zo kan je maatwerk aanbieden zonder voor iedere afwijking een nieuwe activiteit aan te maken. Je hoeft achteraf ook niet uit te zoeken welke versie voortaan als standaard moet worden gebruikt.
Hou de uitvoering dicht bij het aanbod
Vanuit het tourdetail zie je de logistiek, beschikbaarheid, prijzen, gidsen, resellers en klantinstructies van één ervaring. Dezelfde plek geeft toegang tot de relevante instellingen, een kalender met open datums en de boekingen en voorstellen die bij de tour horen.
Daardoor blijft de stap van configuratie naar boekingenbeheer kort. Voor begeleide ervaringen kan je daarnaast vastleggen welke talen en tourkennis een gids nodig heeft via gidskwalificaties.
Bekijk hoe je eigen aanbod in Eguide wordt opgebouwd
Tijdens een demo nemen we een bestaande rondleiding of activiteit uit jouw aanbod als voorbeeld. Je ziet hoe de vaste gegevens terugkomen in aanvragen, boekingen en planning.
Eén aanvraag, ook wanneer je meerdere groepen nodig hebt
Stel dat een organisatie een rondleiding boekt voor 45 deelnemers. Voor de uitvoering verdeel je hen over drie groepen, met verschillende gidsen of talen.
Voor de klant blijft dit één boeking. Binnen die boeking kan je per groep vastleggen:
- hoeveel deelnemers meegaan;
- in welke taal de rondleiding plaatsvindt;
- welke gids de groep begeleidt.
Je hoeft dus geen drie afzonderlijke boekingen naast elkaar te beheren. De klantgegevens, afspraken en wijzigingen blijven samen bij dezelfde aanvraag.
Organiseer je regelmatig grotere groepen, dan kan je deelnemers binnen één boeking verdelen over meerdere groepen, talen en gidsen.
Gebruik dezelfde informatie wanneer je verder bouwt
Wil je een rondleiding later online aanbieden? Dan hoef je de naam, duur, ontmoetingsplaats en uitleg voor deelnemers niet opnieuw in een ander systeem in te voeren.
Je bouwt verder op de activiteit die al in Eguide staat. Eerst bepaal je wanneer de activiteit geboekt kan worden en hoeveel plaats je beschikbaar stelt. Daarna leg je de juiste prijsafspraken voor verschillende groepen, periodes of extra’s vast.
Zodra alles klaarstaat, kan je klanten de activiteit rechtstreeks online laten aanvragen of boeken.
Zo gebruikt je team bij verkoop, planning en uitvoering dezelfde informatie. Pas je iets aan, dan hoef je niet op verschillende plaatsen naar oude versies te zoeken.
Veelgestelde vragen over private ervaringen
Praktische antwoorden over je private aanbod.
Een privérondleiding bestaat uit één of meerdere groepen, elk met een eigen gids. De klant boekt alles als één geheel.
Je kan o.a. de naam, beschrijving, standaardduur, start- en eindlocatie en de minimale en maximale groepsgrootte vastleggen.
Daarnaast bewaar je er de informatie die klanten vooraf nodig hebben, zoals wat inbegrepen is, wat ze zelf moeten voorzien en hoe ze zich kunnen voorbereiden.
Ja. Je kan bij een rondleiding of activiteit vastleggen in welke talen ze wordt aangeboden.
Wanneer een boeking uit meerdere groepen bestaat, kan iedere groep een eigen taal krijgen. Je team kan vervolgens per groep een geschikte gids toewijzen.
Ja. Je kan voor één boeking bijvoorbeeld een ander tijdstip, een afwijkende startlocatie, een aangepaste duur of een andere groepsindeling gebruiken.
Die wijzigingen gelden alleen voor de betreffende boeking. De vaste gegevens van de rondleiding of activiteit blijven behouden voor toekomstige aanvragen.
Ja. Alle groepen blijven onderdeel van dezelfde klantboeking.
De algemene klantgegevens, rondleiding en datum worden gedeeld, terwijl iedere groep een eigen deelnemersaantal, taal en gids kan krijgen.
Ja. Je bepaalt per rondleiding of activiteit hoe klanten ze online kunnen aanvragen.
Je kan per rondleiding een boekingsaanvraag laten indienen, eerst een voorstel laten aanvragen of online betaling activeren wanneer dat bij je verkoopproces past.
Bekijk hoe je klanten zelf een moment, groepsindeling en eventuele extra’s laat kiezen.
Nee. Een online boekingsaanvraag voor een privérondleiding wordt aangemaakt met de status Te valideren. Dat geldt ook wanneer de klant al online heeft betaald.
Een medewerker controleert dan de boeking vooraleer deze wordt gevalideerd. Betaling en gidsentoewijzing worden afzonderlijk opgevolgd en maken de boeking niet automatisch definitief. De definitieve boekingsbevestiging volgt na de handmatige validatie.
Een event vindt plaats op een vooraf bepaalde datum en starttijd. Klanten kopen of reserveren één of meer plaatsen binnen de beschikbare capaciteit.
Een privérondleiding wordt als geheel aangevraagd door één klant of gezelschap. De datum, groepsindeling en verdere afspraken worden binnen die specifieke boeking beheerd.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je jouw aanbod in Eguide kunt beheren.