Boekingssoftware voor tours, groepen en gidsen
Breng aanvragen, groepsboekingen, gidsen en opvolging samen. Zo hou je maatwerk overzichtelijk van eerste vraag tot uitvoering.
Bij een groepsboeking komt veel kijken
Alles moet tegelijk kloppen
Een klant vraagt drie groepen in twee talen. De datum past, maar de gidsen zijn nog niet bevestigd. Daarna verandert het aantal deelnemers en moet ook de prijs worden bijgewerkt.
Wanneer die informatie verspreid staat over mailboxen, agenda’s en losse lijsten, vraagt iedere wijziging opnieuw afstemming.
Eguide houdt de aanvraag, groepen, gidsen, prijzen en praktische afspraken bij dezelfde boeking. Zo ziet je team wat al geregeld is en wat nog aandacht nodig heeft.
Elke boeking vraagt om samenhang
Houd aanvragen, groepen, gidsen en praktische afspraken samen in één duidelijke planning.
Van aanvraag naar boeking
Verwerk boekingen en offerteaanvragen zonder gegevens opnieuw over te nemen.
Direct boeken of eerst een offerte
Laat rondleidingen direct boeken en gebruik een offerteaanvraag voor groepen of maatwerk waarbij eerst afstemming nodig is.
Gidsen plannen en informeren
Gidsen delen beschikbaarheid, reageren op opdrachten en zien praktische informatie in hun eigen Guide Portal.
Van aanvraag tot uitgevoerde tour
Wijzigingen zonder opnieuw te beginnen
De planning stopt niet na de eerste aanvraag. Eguide helpt je wijzigingen verwerken zonder groepen, gidsen en financiële afspraken van elkaar los te trekken.
Meerdere groepen binnen één boeking
Eén klantboeking kan bestaan uit verschillende groepen. Per groep leg je het deelnemersaantal, de taal en een eigen gids vast.
Verandert het aantal deelnemers of de groepsindeling? Dan berekent Eguide opnieuw hoeveel gidsen nodig zijn en welke prijzen en kosten gelden.
Dispatch kiest, de gids blijft op de hoogte
Gidsen beheren hun werkuren, uitzonderingen en afwezigheden in het Guide Portal. Tijdens het plannen zie je onder meer talen, locaties, opgegeven beschikbaarheid en bestaande opdrachten.
Je planner gebruikt die informatie om een gids te kiezen. Eguide neemt die beslissing niet over. Gidsen reageren zelf op hun opdracht en ontvangen een melding bij relevante wijzigingen.
Online boeken via jullie website
De online bookingflow is standaard inbegrepen. Je kunt vanuit jullie website rechtstreeks naar een specifieke rondleiding of activiteit linken.
Via de publieke API kan een website ook aanbod, beschikbaarheid en prijzen tonen voordat de bezoeker doorgaat naar de Eguide-bookingflow. De API is bedoeld voor deze weergave en overdracht, niet als een volledige zelfstandige checkout.
Een volledig geïntegreerde website is beschikbaar als afzonderlijke service.
Veelgestelde vragen van tourorganisaties
Praktische antwoorden over groepsboekingen, gidsen en online boeken met Eguide.
Ja. Eguide ondersteunt beide verkoopvormen binnen dezelfde omgeving.
Een privérondleiding bestaat uit één boeking met één of meerdere groepen. Iedere groep heeft een eigen deelnemersaantal, taal en gids.
Een evenement werkt met vaste tijdsloten en beschikbare ticketcapaciteit. Een gids kan daarbij worden ingezet, maar is niet verplicht.
Je team volgt beide verkoopstromen centraal op. Voor de Eguide-gebruikskost worden private boekingen en verkochte tickets volgens hun respectieve tarief berekend.
Ja. Alle groepen blijven onderdeel van dezelfde klantboeking.
De algemene klantgegevens, rondleiding en datum worden gedeeld, terwijl iedere groep een eigen deelnemersaantal, taal en gids kan krijgen.
Nee. Eguide toont relevante informatie, zoals talen, tourkennis, werkgebied, beschikbaarheid en bestaande opdrachten, maar rangschikt of selecteert gidsen niet automatisch.
Dispatch kiest zelf welke actieve gids het meest geschikt is voor de opdracht.
Nee. De openbare beschikbaarheid van een privérondleiding houdt rekening met de ingestelde datums, tijdstippen en capaciteit, maar controleert niet automatisch of een passende gids beschikbaar is.
De gidskeuze en definitieve operationele controle blijven onderdeel van jullie planning.
Nee. Een online boekingsaanvraag voor een privérondleiding wordt aangemaakt met de status Te valideren. Dat geldt ook wanneer de klant al online heeft betaald.
Een medewerker controleert dan de boeking vooraleer deze wordt gevalideerd. Betaling en gidsentoewijzing worden afzonderlijk opgevolgd en maken de boeking niet automatisch definitief. De definitieve boekingsbevestiging volgt na de handmatige validatie.
Ja. Je bepaalt per rondleiding of activiteit of een online aanvraag rechtstreeks als boekingsaanvraag wordt behandeld of eerst als voorstel.
Een voorstel kan worden aanvaard, geweigerd of automatisch verlopen. Na acceptatie ontstaat een boeking met de status Te valideren. De betaling en boekingsvalidatie blijven afzonderlijke stappen.
Nee. Eguide is ontwikkeld voor organisaties die rondleidingen, activiteiten, groepsboekingen, gidsen en tickets beheren.
Het is geen algemeen systeem voor pakketreizen, vervoer of accommodaties en geen volledige channel manager voor externe verkoopplatformen.
Ontdek hoe Eguide past bij jullie boekingen en gidsenplanning.
Bekijk tijdens een demo hoe Eguide boekingen en gidsenplanning samenbrengt.