8 redenen om voor Eguide te kiezen

1. Gebouwd voor rondleidingen en activiteiten

Eguide vertrekt niet vanuit een algemeen plannings- of administratiesysteem. De software is ontwikkeld rond de processen die horen bij het organiseren van rondleidingen en activiteiten.

Denk aan boekingen [link to feature: boekingen], groepen, tijdstippen, locaties, talen, gidsen en klantgegevens.

Daardoor hoef je een algemeen softwaresysteem niet eerst zelf om te vormen tot iets dat bij je werking past.

2. Je brengt je werking samen in één platform

Een boeking staat zelden op zichzelf.

Je moet weten wanneer de rondleiding plaatsvindt, hoeveel groepen er zijn, welke gids elke groep begeleidt, wat de klant betaalt en welke communicatie al verstuurd werd.

In Eguide worden die onderdelen met elkaar verbonden. Planning [link to feature: planning], gidsenbeheer [link to feature: gidsenbeheer], klantenbeheer [link to feature: klantenbeheer] en financiële opvolging [link to feature: facturatie en financieel beheer] maken deel uit van dezelfde werking.

Zo hoef je minder informatie tussen verschillende bestanden en systemen over te nemen.

3. Je hoeft geen eigen systeem te laten bouwen

Een volledig eigen softwaresysteem ontwikkelen geeft veel vrijheid, maar vraagt ook tijd, budget en heel wat denkwerk.

Je moet niet alleen de software laten bouwen. Je moet ook bepalen hoe boekingen, beschikbaarheid, gidsen, klanten, prijzen en uitzonderingen precies verwerkt moeten worden.

Eguide bestaat al als één geïntegreerd platform. Je start dus vanuit software die al rond deze processen is opgebouwd, in plaats van zelf een volledige oplossing vanaf nul te ontwerpen.

Minder afhankelijk van maatwerk

Ook wanneer je werking verandert, wil je niet voor iedere aanpassing afhankelijk zijn van één specifieke ontwikkelaar of een verouderde maatwerkoplossing.

Met SaaS-software zoals Eguide gebruik je een bestaand platform dat verder wordt onderhouden en ontwikkeld.

4. Je werkt online, waar je ook bent

Eguide is een online platform. Medewerkers met toegang tot de beheeromgeving kunnen dus vanaf verschillende locaties met dezelfde gegevens werken.

Dat is vooral praktisch wanneer planning en administratie niet door één persoon of vanuit één vaste werkplek worden uitgevoerd.

Rollen en rechten bepalen bovendien welke onderdelen van de beheeromgeving medewerkers kunnen gebruiken.

5. Gidsen krijgen hun eigen omgeving

Niet iedere gids hoeft toegang te hebben tot je volledige administratie.

Met het Guide Portal krijgen gidsen een eigen omgeving voor de informatie en acties die voor hen relevant zijn.

Ze kunnen er onder andere opdrachten ontvangen en beantwoorden, hun beschikbaarheid beheren, praktische informatie raadplegen en hun verdiensten bekijken.

Zo blijven de centrale administratie en het werk van de gidsen met elkaar verbonden, zonder dat iedereen in dezelfde beheeromgeving hoeft te werken.

6. Online boeken maakt deel uit van het platform

De online bookingflow is standaard onderdeel van Eguide.

Klanten kunnen zo online een rondleiding of activiteit aanvragen of boeken, afhankelijk van hoe je aanbod is ingesteld.

Beschikbaarheid, groepen, capaciteit, prijzen en andere instellingen uit Eguide worden daarbij gebruikt om te bepalen wat de klant kan selecteren.

Je bepaalt hoe je website aansluit

Daarvoor zijn verschillende mogelijkheden.

Je kunt rechtstreeks linken naar de bookingflow van Eguide. Een externe website kan via de Public API [link to feature: Public API] aanbod, prijzen en beschikbaarheid ophalen en de bezoeker daarna doorsturen naar de Eguide-bookingflow.

Daarnaast kan Eguide een volledig geïntegreerde website als afzonderlijke service aanbieden.

Je hoeft dus niet noodzakelijk je volledige website opnieuw te bouwen om online boekingen via Eguide te verwerken.

7. Je website en Eguide hoeven niet aan elkaar vast te zitten

Bij oudere maatwerkoplossingen zijn website en achterliggende software soms zo sterk met elkaar verweven dat het moeilijk wordt om één van beide te vervangen.

Eguide houdt daar meer mogelijkheden open.

Met de API kan een externe website onder meer aanbod, beschikbaarheid en prijzen uit Eguide gebruiken. De uiteindelijke invoer van klant- en boekingsgegevens gebeurt vervolgens in de Eguide-bookingflow.

Dat maakt het mogelijk om je website en je operationele software als twee afzonderlijke onderdelen te behandelen.

8. Ook de administratie na de boeking blijft gekoppeld

Een boeking stopt niet zodra een klant heeft geboekt.

Daarna volgen mogelijk nog de bevestiging, communicatie met gidsen, financiële opvolging, facturatie en de berekening van gidsvergoedingen.

Eguide ondersteunt ook die stappen binnen dezelfde omgeving.

Facturen kunnen vanuit Eguide worden aangemaakt en verstuurd, betalingen kunnen worden opgevolgd en gidsvergoedingen [link to feature: gidsvergoedingen] worden op basis van de ingestelde regels berekend.

Daardoor blijft de informatie uit de oorspronkelijke boeking ook bruikbaar voor de verdere administratieve opvolging.

Van losse tools naar één verbonden werking

De belangrijkste reden om voor Eguide te kiezen is uiteindelijk niet één afzonderlijke functie.

Het is de combinatie.

Boekingen, planning, gidsen, klanten, communicatie en financiële opvolging hoeven niet als afzonderlijke processen naast elkaar te bestaan. Eguide brengt ze samen rond dezelfde rondleidingen en activiteiten.

Werk je vandaag nog met verschillende spreadsheets, mailboxen of afzonderlijke systemen? Ontdek wat er verandert wanneer je die werking samenbrengt in één platform.

Bekijk alle functies van Eguide hier of vraag een demo aan.