De voor- en nadelen van een contactformulier op je website

De voordelen van een contactformulier

1. Je maakt contact laagdrempelig

Een bezoeker hoeft geen e-mailadres te kopiëren, een nieuw bericht te openen of zelf te bedenken welke informatie je nodig hebt.

Met een eenvoudig formulier kan iemand rechtstreeks vanaf de website een vraag stellen.

Vooral bij korte of duidelijke vragen kan dat de stap naar contact kleiner maken.

2. Je krijgt meteen de juiste informatie

Een van de grootste voordelen van een formulier is dat je kunt bepalen welke informatie je nodig hebt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• naam en contactgegevens;
• onderwerp van de vraag;
• organisatie;
• gewenste datum;
• type aanvraag;
• of andere informatie die nodig is om de vraag te beantwoorden.

Zo voorkom je dat je na iedere aanvraag eerst opnieuw basisinformatie moet opvragen.

Maar wees selectief: ieder extra verplicht veld maakt het formulier ook langer.

3. Je kunt aanvragen beter doorsturen

Niet iedere vraag hoeft bij dezelfde persoon terecht te komen.

Door bijvoorbeeld naar het onderwerp van de aanvraag te vragen, kun je berichten gemakkelijker bij de juiste collega of afdeling laten terechtkomen.

Dat is vooral nuttig wanneer een organisatie verschillende soorten vragen ontvangt.

4. Je kunt ontvangst bevestigen

Na het verzenden van een formulier kun je duidelijk bevestigen dat het bericht ontvangen is.

Dat kan rechtstreeks op de website en eventueel met een automatische e-mail.

De bezoeker weet daardoor dat de aanvraag gelukt is en wat hij of zij vervolgens kan verwachten.

5. Je kunt meten hoe vaak het formulier gebruikt wordt

Een formulier is ook een duidelijke conversie op je website.

Je kunt bijvoorbeeld meten vanaf welke pagina's bezoekers contact opnemen en welke pagina's veel aanvragen opleveren.

Dat kan waardevolle informatie geven wanneer je de inhoud of structuur van je website verder wilt verbeteren.

De nadelen van een contactformulier

1. Een lang formulier wordt zelf een drempel

Een contactformulier maakt contact alleen eenvoudiger als het formulier zelf eenvoudig blijft.

Vraag je voor een eerste gesprek al om tien verschillende gegevens, dan kan een gewone e-mail plots aantrekkelijker aanvoelen.

Stel daarom alleen vragen die op dat moment daadwerkelijk nodig zijn.

Een telefoonnummer verplicht maken terwijl je uitsluitend per mail gaat antwoorden, heeft bijvoorbeeld weinig zin.

2. De bezoeker weet niet altijd wie er antwoordt

Een algemeen formulier kan afstandelijk aanvoelen.

Bij een rechtstreeks e-mailadres ziet de bezoeker vaak meteen met wie of met welke afdeling hij contact opneemt. Bij een formulier is dat niet altijd duidelijk.

Je kunt dat gedeeltelijk oplossen door rond het formulier duidelijk te vermelden wie de aanvraag ontvangt en wanneer iemand ongeveer een antwoord mag verwachten.

3. Formulieren trekken spam aan

Publieke formulieren worden regelmatig door bots gebruikt om automatische berichten te versturen.

Daarom zijn spamfilters of andere beveiligingsmaatregelen vaak nodig.

Maar ook die mogen de bezoeker niet onnodig hinderen. Een beveiliging die echte gebruikers voortdurend puzzels laat oplossen, creëert opnieuw extra frictie.

4. Er kan technisch iets misgaan

Bij een formulier zit er techniek tussen het moment waarop iemand op ‘Verzenden’ klikt en het moment waarop het bericht bij jou aankomt.

Daarom is het belangrijk om formulieren regelmatig te testen.

Controleer niet alleen of de verzendknop werkt, maar ook of berichten daadwerkelijk aankomen, bevestigingen worden verzonden en het formulier goed werkt op mobiele toestellen.

4. Er kan technisch iets misgaan

Bij een formulier zit er techniek tussen het moment waarop iemand op ‘Verzenden’ klikt en het moment waarop het bericht bij jou aankomt.

Daarom is het belangrijk om formulieren regelmatig te testen.

Controleer niet alleen of de verzendknop werkt, maar ook of berichten daadwerkelijk aankomen, bevestigingen worden verzonden en het formulier goed werkt op mobiele toestellen.

5. Niet iedere vraag past in een formulier

Sommige bezoekers willen hun situatie uitgebreider uitleggen, een document meesturen of eerst kort overleggen.

Dan kan e-mail of telefoon praktischer zijn.

Een formulier hoeft daarom niet je enige contactmogelijkheid te zijn.

Contactformulier, e-mail of telefoon?

Er is geen universeel beste keuze.

Het hangt af van wat de bezoeker op dat moment probeert te bereiken.

Gebruik een contactformulier als je...

• een aantal specifieke gegevens nodig hebt;
• veel gelijkaardige aanvragen ontvangt;
• aanvragen wilt categoriseren;
• een duidelijke conversie wilt meten;
• of het proces voor een korte aanvraag wilt structureren.

Geef ook e-mail of telefoon als...

• bezoekers vaak complexe vragen hebben;
• persoonlijk contact belangrijk is;
• iemand snel moet kunnen overleggen;
• of een formulier weinig toevoegt aan een gewone boodschap.

Vaak werkt een combinatie het best.

Een contactformulier is geen doel op zich

Een formulier hoort niet op je website omdat ‘iedere website er één heeft’.

Kijk eerst naar de vraag van je bezoeker.

Wil iemand gewoon iets vragen? Dan moet contact opnemen zo eenvoudig mogelijk zijn. Heb je specifieke informatie nodig om een aanvraag goed te behandelen? Dan kan een gericht formulier juist veel tijd besparen.

Diezelfde redenering geldt voor de rest van je website: iedere pagina en iedere stap moet een duidelijke functie hebben.

Laat je een nieuwe website voor je organisatie bouwen, dan is het daarom belangrijk om niet alleen naar het design te kijken, maar ook naar wat bezoekers werkelijk proberen te doen.

Wil je bespreken hoe je website beter kan aansluiten op je dagelijkse werking? Neem contact met ons op.