Gentse Gidsen

Gentse Gidsen: Van Access naar een modern ERP voor systeem voor Gidsen

Bij het bouwen van software voor culturele en toeristische organisaties komen er heel wat uitdagingen kijken. In deze blog vertel ik je graag meer over het project Gentse Gidsen, een op maat gemaakte gidsenbeheer systeem voor de Gentse gidsenvereniging. Dit is niet ons eerste gidsensysteem: eerder bouwden we al het succesvolle platform voor Vizit, en nu kregen we de kans om ook voor Gentse Gidsen aan de slag te gaan.

De Uitdaging: Verouderde Technologie en Vrijwilligersbeheer

Net als veel andere gidsenverenigingen in Vlaanderen draait Gentse Gidsen grotendeels op de enthousiaste inzet van vrijwilligers. De gidsen geven rondleidingen van gemiddeld twee uur, en de organisatie moet nauwkeurig bijhouden wie, wanneer, en waar de rondleidingen geeft. Hun vorige systeem voor al deze administratie was gebaseerd op Microsoft Access, en had na al die jaren dringend een upgrade nodig. De beperkingen en technische mankementen van een verouderd systeem waren duidelijk zichtbaar en beperkten de werking van de vereniging.

De vraag was dus duidelijk: konden we een systeem op maat ontwikkelen dat hun administratie moderniseerde en aangepast was aan hun specifieke werking? We gingen die uitdaging graag aan.

Van Vizit naar Gentse Gidsen: Leren van Ervaring

Onze ervaring met het Vizit-project gaf ons een stevige basis. Vizit is een gidsen en rondleiding bedrijf die zich vooral richt op dagvullende rondleidingen met een culinaire insteek. Voor Vizit was het cruciaal dat we rekening hielden met uitgebreide dagplanning, logistiek, en contact met externe partners, zoals restaurants en leveranciers.

Voor Gentse Gidsen lag de focus echter anders. Hier gaat het om kortere rondleidingen, van ongeveer twee uur, gegeven door vrijwilligers. Dat betekende dat de uitdaging vooral lag in het beheren van de beschikbaarheid van de gidsen, het inplannen van tours, en het verzorgen van een gestroomlijnde facturatie. De website moest bovendien de mogelijkheid bieden om rondleidingen te boeken en direct te betalen.

Het Resultaat: Een Flexibel en Modern ERP Systeem

Met de geleerde lessen van Vizit in ons achterhoofd, bouwde Code-on (het bedrijf dat Eguide maakt) we een gidsen systeem dat volledig aansloot op de behoeften van Gentse Gidsen. Het nieuwe ERP-systeem biedt nu een intuïtieve interface voor het inplannen van gidsen en zorgt ervoor dat alle bewegingen eenvoudig bijgehouden kunnen worden. De vrijwilligers hebben inzicht in hun eigen planning, en het secretariaat kan makkelijk tours inplannen en beheren. Daarnaast is ook de facturatie geautomatiseerd, zodat zowel de vrijwilligers als de deelnemers vlot hun weg vinden in het systeem.

Dankzij deze software kunnen de Gentse Gidsen zich weer volledig focussen op wat echt telt: het delen van hun passie voor de stad Gent. Het systeem wordt ondertussen al enkele jaren met succes gebruikt, en we zijn trots op de rol die we gespeeld hebben in het moderniseren van deze mooie vereniging.

Eguide.app is deels gebaseerd op deze ervaring

Het succes van Gentse Gidsen heeft ons verder geïnspireerd. We wilden niet dat de kennis en ervaring die we tijdens dit project hebben opgedaan beperkt zou blijven tot één organisatie. Daarom hebben we besloten om deze expertise om te zetten in een product dat toegankelijk is voor alle gidsverenigingen en gidsbedrijven: Eguide.app. Dit voor grote of kleine gids verenigingen.

Eguide.app dat werd ontwikkeld door Code-on als SaaS-tool die specifiek is ontwikkeld om de unieke behoeften van gidsenverenigingen en culturele organisaties die rondleidigen en events organiseren. Door deze oplossing als een SaaS-platform aan te bieden, maken we het mogelijk voor zowel kleine als grote organisaties om gebruik te maken van een professioneel beheersysteem, zonder de noodzaak voor een dure en op maat gemaakte ontwikkeling. Eguide.app biedt flexibiliteit, schaalbaarheid, en eenvoud, waardoor iedere gidsenvereniging, ongeacht de omvang, kan profiteren van onze ervaring en technologie.

Met Eguide.app willen we ervoor zorgen dat gidsen en rondleidingsorganisaties zich kunnen concentreren op wat voor hen het belangrijkst is: het bieden van onvergetelijke ervaringen aan hun bezoekers, terwijl de administratieve rompslomp tot een minimum wordt beperkt. Zo blijft de passie voor erfgoed en cultuur centraal staan.