Een Interview met Korei

Dit artikel is geschreven naar aanleiding van mijn stage bij Eguide. Als onderdeel van mijn leerproces kreeg ik de kans om een interview af te nemen met de heer Koen Maes van Korei. Tijdens dit gesprek bespraken we uitgebreid de ervaringen van Korei met Eguide en hoe onze diensten hen hebben geholpen in hun werkzaamheden.

Waarom is Korei overgeschakeld op Eguide?

Korei heeft een volume van activiteiten, wat de zaken heel makkelijk en heel snel onoverzichtelijk maakt. Vroeger werd uitsluitend in Outlook en Excel gewerkt bij Korei. Overal stond verschillende informatie. “Ik was op zoek naar een systeem dat alles dat alles in één doos steekt. En dat ook dan nog eens specifiek voor het gidsenbedrijven werd ontwikkeld, zodanig dat ik dat denkwerk allemaal niet meer moest doen”

Een alternatief had ook kunnen zijn dat ze een of andere consultant hadden gevraagd om iets uit te werken. Maar dan moet je zelf ook heel het denkwerk doen om tot resultaten te komen van welke processen, stappen moeten dan gezet worden etc.

“En dan ontdekte ik in Eguide, een systeem dat eigenlijk zo goed als kant en klaar gebruikt kan worden” Samen hebben we na veel weken en gesprekken beslist om samen in zee te gaan. Sinds januari is Korei Eguide aan het implementeren. Deze maand lopen ze nog dubbel.

“Ik hoop dat we vanaf maart kunnen overschakelen naar enkel Eguide.”

Vindt u dat Eguide grote invloed gehad heeft op uw interne werkwijze?

“Het is altijd een beetje zoeken, maar eigenlijk is in grote lijnen Eguide al ontwikkeld geweest op hoe wij werken, het is een meevaller.”

Het zou ook een valkuil kunnen geweest zijn, als je met een tool gaat werken die de bedrijfsprocessen aanpast. Je zou met een tool moeten kunnen werken die zich afstemt op uw procedures.

Zijn er eventueel aanpassingen die de tool perfect zouden maken?

Korei heeft nog altijd wat kleine verzoeken om de tool nog meer af te stemmen op hun werkwijze. Maar die liggen in de pipeline om in de toekomst aangepakt te worden. “Ik denk dat sommige van onze verzoeken ook interessant kunnen zijn voor andere (potentiële) klanten van Eguide." Feedback kan alleen maar een product of de tool ten goede komen.

Welke ‘feature’ vindt u het meest interessant aan Eguide?

“Dat is een moeilijke vraag. Het is een combinatie van veel features op één plaats te hebben. Het is de vergemakkelijkte communicatie met de gidsen die Eguide kan doen. Ook de facturatie is niet onbelangrijk. Ook een overzicht van de vergoedingen die je aan gidsen moet betalen, kun je toevoegen. Dus ja, het zijn meerdere features die het interessant maken.”

Ze gaan in een volgende stap een nieuwe website aanvragen zodat alles nog meer gestandaardiseerd gaat verlopen. In de zin dat de klant een booking kan maken van op hun website. En dat hij daar zelf al op pak werk doet door zijn gegevens achter te laten. Dat gaat direct naar de back admin, zoals we Eguide nu al kennen, zodat alles naadloos in elkaar overloopt.

“We kijken uit naar de front-end, wat de mooie website is, en de back-end waar dat wij heel het administratief beheren in doen."

Vindt u dat u lang nodig gehad heeft om gewend te raken aan de tool?

“Dat valt wel mee. Ik heb heel fijne ondersteuning van Onno gekregen, die heel geduldig mijn vragen beantwoordt. Het wijst zich voor een groot gedeelte uit.Het zou natuurlijk nog beter zijn in een volgende stap, dat er een soort handleiding of video's gemaakt worden van hoe bepaalde features werken. Het is soms wel zoeken, maar we komen er wel uit.”

Korei vindt dat dat ook geldt voor gidsen, want er zijn twee dashboards. Er is een admin versie en er is een portaal voor gidsen. Het meeste wijst zich voor de gidsen wel uit, want ze hebben veel minder features.

Hoe verliep de eerste communicatie tussen u en ons medewerkers team?

Onno is heel bereikbaar. Ik begrijp dat dat soms ook heel vermoeiend kan zijn. Als ik een vraag heb, kan ik die stellen. Dan krijg ik een antwoord, dus dat is heel fijn natuurlijk.

Eguide doen het zo lang we klein zijn, maar moesten we groter worden dan zullen we nog beter werken, zodat er nog minder vragen zijn.

Hoe tevreden bent u over de Eguide?

“Onno heeft een platform waar je tickets kunt posten voor verbeteringen. Of het nu algemene verbeteringen zijn of verbeteringen die je wilt zien zodat het tool nog meer afgestemd is naar de werking van je organisatie.”

Als al onze tickets doorgenomen en geïmplementeerd worden dan is het 11/10. De meeste gidsenorganisaties hebben mensen die 65+ zijn. Zij staan daar ook anders in zo'n systeem.

Zou u Eguide aanraden binnen de gidssector?

“Ja, ik denk dat ik mijn huiswerk redelijk goed gemaakt heb. Er is bijna geen alternatief. Ofwel moet je zelf iets voor op scratch ontwerpen, dan kost je dat heel veel denktijd en centen. Het grote werk is gedaan bij Eguide en als klant is het relatief goedkoop, omdat je niks moet laten ontwerpen.”

“Het model van Eguide is om de software als een service aan te bieden. En als je schaalvergroting gaat doen, dan is dit een goede investering. Voor al die gidsenorganisaties, wat kleine organisaties zijn met heel beperkte middelen, lijkt mij dit een heel interessant model te zijn. Niet alleen nationaal, maar ook internationaal.”

Heeft de nieuwe tool geleid tot een uiteindelijke kostenbesparing?

“Dat is te rap om dat nu te zeggen. Het is ook heel moeilijk om dat te berekenen, maar mijn buikgevoel zegt mij dat we 25 à 30% tijdsbesparing gaan hebben wat administratief werk betreft ten opzichte van hoe het vroeger gebeurde.”

We hopen tegen 1 maart 2025 of half maart alles in het Eguide systeem te zetten zodat we de outlook kunnen loslaten.

Heeft u nog andere opmerkingen?

“Ik heb al gezegd tegen Onno, het is heel fijn om samen te werken, om iets te creëren. Ik hoop dat we zo verder kunnen doen. Er zitten nog wat kinderziektes in, dat weten we alle twee, denk ik. Ik hoop dat we kunnen blijven samenwerken en zo tot een succesverhaal kunnen komen.”