Guides de Gand

Guides de Gand : De l'accès à un système ERP moderne pour les guides

La création de logiciels pour les organisations culturelles et touristiques comporte de nombreux défis. Dans ce blog, j'aimerais vous en dire plus sur le projet Gentse Gidsen, un système de gestion de guides sur mesure pour l'Association des Guides de Gand. Il ne s'agit pas de notre premier système de gestion de guides : nous avons précédemment construit la plateforme à succès pour Vizit, et nous avons maintenant la chance de travailler également pour Gentse Gidsen.

Le défi : Une technologie et une gestion des volontaires obsolètes

Comme beaucoup d'autres associations de guides en Flandre, Gentse Gidsen fonctionne en grande partie grâce aux efforts enthousiastes de bénévoles. Les guides effectuent des visites guidées d'une durée moyenne de deux heures, et l'organisation doit tenir des registres précis des personnes qui effectuent les visites, des dates et des lieux. L'ancien système de gestion était basé sur Microsoft Access et, après toutes ces années, il avait désespérément besoin d'une mise à jour. Les limites et les défauts techniques d'un système obsolète étaient évidents et limitaient le fonctionnement de l'association.

La question était donc claire : pouvions-nous développer un système personnalisé qui modernise leur administration et s'adapte à leur fonctionnement spécifique ? C'est avec plaisir que nous avons relevé ce défi.

De Vizit aux guides de Gand : Tirer les leçons de l'expérience

Notre expérience avec le projet Vizit nous a donné une base solide. Vizit est une société de guides et de visites guidées qui se concentre principalement sur les visites d'une journée entière avec un angle culinaire. Pour Vizit, il était essentiel que nous prenions en compte la planification quotidienne, la logistique et les contacts avec les partenaires externes, tels que les restaurants et les fournisseurs.

Pour les Guides de Gand, cependant, l'objectif était différent. Ici, les visites sont plus courtes, d'environ deux heures, et sont assurées par des bénévoles. Le défi consistait donc principalement à gérer la disponibilité des guides, à programmer les visites et à simplifier la facturation. En outre, le site web devait offrir la possibilité de réserver des visites et de payer directement.

Le résultat : Un système ERP flexible et moderne

En gardant à l'esprit les leçons tirées de Vizit, Code-on (la société qui fabrique Eguide) a construit un système de guidage qui répond pleinement aux besoins de Gentse Gidsen. Le nouveau système ERP offre désormais une interface intuitive pour la programmation des guides et permet de suivre facilement tous les mouvements. Les bénévoles ont un aperçu de leur propre emploi du temps et le secrétariat peut facilement programmer et gérer les visites. En outre, la facturation a également été automatisée, de sorte que tant les bénévoles que les participants s'y retrouvent facilement dans le système.

Grâce à ce logiciel, les Guides de Gand peuvent à nouveau se concentrer sur ce qui compte vraiment : partager leur passion pour la ville de Gand. Le système est utilisé avec succès depuis plusieurs années et nous sommes fiers du rôle que nous avons joué dans la modernisation de cette belle association.

Eguide.app s'appuie en partie sur cette expérience.

Le succès des Guides de Gand nous a inspirés. Nous ne voulions pas que les connaissances et l'expérience acquises au cours de ce projet soient limitées à une seule organisation. Nous avons donc décidé de transformer cette expertise en un produit accessible à toutes les associations et compagnies de guides : Eguide.app. Ceci pour les petites et grandes associations de guides.

Eguide.app a été développé par Code-on en tant qu'outil SaaS spécialement conçu pour répondre aux besoins uniques des associations de guides et des organisations culturelles qui organisent des visites et des événements. En offrant cette solution en tant que plateforme SaaS, nous permettons aux petites et grandes organisations de profiter d'un système de gestion professionnel, sans avoir besoin d'un développement coûteux et personnalisé. Eguide.app offre flexibilité, évolutivité et simplicité, permettant à toute association de guides, quelle que soit sa taille, de bénéficier de notre expérience et de notre technologie.

Avec Eguide.app, nous voulons faire en sorte que les guides et les voyagistes puissent se concentrer sur ce qui compte le plus pour eux : offrir des expériences inoubliables à leurs visiteurs, tout en réduisant au minimum les formalités administratives. Ainsi, la passion pour le patrimoine et la culture reste au centre des préoccupations.